編制采購計劃屬于采購的初始工作,所耗時間雖短,卻是項目執(zhí)行的綱領(lǐng)性文件。那么項目采購管理的注意事項有哪些呢？

一、制定包括采購預算和成本估計的采購計劃

編制可操作性強的采購計劃,既搭建了項目執(zhí)行的整體構(gòu)架,又清晰地分解了項目任務和目標。采購計劃一定要符合項目的特點,反映出后續(xù)工作的操作要領(lǐng)和管理方法,以實現(xiàn)質(zhì)量、進度、費用三大控制目標。

制定項目采購預算成本的方法有三種: 1)自制/外購分析法,即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點分析,來確定某分項所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。2)短期租賃或長期租賃分析法,即是根據(jù)租金的大小決定項目對外部資源進行租賃的時限選擇。3)專家意見法,即是項目組織可以向具有專門知識經(jīng)驗或資格的單位個人進行專業(yè)采購咨詢。

二、樹立采購總成本意識

采購總成本包括直接成本 (即與供應商訂購成本和物流成本)和間接成本 (即采購管理成本)采購總成本意識是指不能片面追求降低直接成本,忽略間接成本,而應該從項目的全生命周期來評估何種采購方式總成本最低。直接成本與間接成本,兩者相互制約、此消彼長。

1)堅持性價比優(yōu)的采購原則:若各類產(chǎn)品均按最低價原則選擇,初期直接采購成本較低,但是后期維護、維修工作量無法預測,現(xiàn)場服務直接影響項目的整體形象?？煽康漠a(chǎn)品、及時快速的供貨、優(yōu)質(zhì)的服務、較少的現(xiàn)場修配改工作、順暢的管理環(huán)境、良好的口碑等無疑贏得了成本上的利益,更能獲得項目業(yè)主的認可,增強項目開拓的競爭力。

2)值得花費的采購管理成本:為彌補采購人力的不足,借助專業(yè)的現(xiàn)場設(shè)備管理公司、設(shè)備監(jiān)理公司的人力優(yōu)勢,項目采購部門進行指導監(jiān)督和定期目標考核,獲得完整的信息并適時任務更新,能把握住工程真實動態(tài)、及時預警,取得良好的實施效果。

3）著眼于公司總成本:各項目采購成本構(gòu)成了公司采購總成本。采購部門形成團隊意識、避免單兵作戰(zhàn),在多個項目間進行團隊合作、融合溝通,共享人力資源和各類經(jīng)濟數(shù)據(jù),選擇合適的采購時間、采購對象、采購標準、采購方法,采用大批量集中采購、分期交貨、統(tǒng)一調(diào)度各區(qū)域監(jiān)制檢驗等方式,可加強對供應商的控制力度,并降低產(chǎn)品直接成本和采購管理成本。

4)著眼于項目總成本:在項目規(guī)劃設(shè)計初期,采購部門參與,提供價格信息資料供設(shè)計部門規(guī)劃選型,從源頭開始節(jié)省成本。

三、選擇適合項目管理特點的供應商群體并加以管理

選擇最適合項目管理特點的供應商群體供應商是項目采購管理中最重要的合作伙伴,直接關(guān)系到項目執(zhí)行效果和成敗。供應商是企業(yè)的重要外在資源,應該利益共享、風險共擔。采購方對供應商的要求要明確、指標化、數(shù)據(jù)化,不能簡單地以包代管,雙方要共同探討、預測、查找和排除障礙、問題、風險,管理流程、管理人員接口要匹配,讓供應商充分理解采購方的意圖和要求,從被動的接單執(zhí)行到主動地加強質(zhì)量、工期和服務意識,展現(xiàn)出符合項目要求的過程控制管理能力。最終提供的產(chǎn)品和服務是采購方和供應商共同管理共同進步、融會溝通的成果,已由單純的廠商品牌轉(zhuǎn)化為聯(lián)合品牌。

四、精細的物流管理

采購物流管理主要包括: 1)采購過程監(jiān)督,履行巡檢、監(jiān)制、催交、檢驗、監(jiān)裝、監(jiān)運等任務; 2)現(xiàn)場管理:編制到貨計劃,現(xiàn)場催交、引領(lǐng)、開箱、接收、出入庫管理,現(xiàn)場管理和協(xié)調(diào),組織服務,保產(chǎn)保修,資料管理,緊急采購、修配改等工作; 3)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計劃檢查及調(diào)整、綜合服務等。

采購物流包含著實物轉(zhuǎn)化、人員流通、信息流通、資金流出,實物逐步從設(shè)計模型-原材料-粗加工產(chǎn)品-可用半成品-裝配成品-出廠產(chǎn)品-產(chǎn)品輔助服務方向轉(zhuǎn)化,產(chǎn)品特征和功能日漸突出。精細化要求產(chǎn)品精、管理細,管理有預見性,實時監(jiān)控,有快捷的應對措施,避免重復工作,節(jié)省資金、人力和時間。

采購物流管理中常用的控制措施包括:在貨物不能不能依現(xiàn)場進度進程時,采用從其他項目調(diào)貨或租賃;吃透設(shè)備特性,分析出影響質(zhì)量、工期、費用的各類動態(tài)因素,找出應對措施;幫助配合協(xié)調(diào)供應商不易受控的上下游資源;勤于監(jiān)督,主動防范并糾偏;計劃周全,考慮到供應商可能遺漏的事項;采用定期追蹤的方式,及時了解貨物狀態(tài)。

五、充分利用采購環(huán)境

項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。

六、采購異常復核機制

異常是指在采購過程中實際采購數(shù)量超出采購計劃數(shù)量或?qū)嶋H采購金額超出采購計劃金額的現(xiàn)象。采購異常復核機制采用追根溯源的方法,挖掘異常根結(jié)所在,分析異常產(chǎn)生原因,從而進行糾偏。異常原因可分為這樣幾類:

設(shè)計異常:原設(shè)計不符合業(yè)主的要求或國家標準、行業(yè)標準;漏估:制作預算,因點量或文件遺漏而未將此部分金額列入預算;服務:因業(yè)主強烈要求配合,項目負責人基于一定因素考慮同意免費為業(yè)主服務;采購異常:原預算產(chǎn)品等級較低,而負責人選型較高,產(chǎn)生成本超出預算。