項目管理－平衡之道

    項目經(jīng)理是項目管理的中流砥柱，其組織、協(xié)調(diào)、管理能力，以及知識素質(zhì)、經(jīng)驗水平和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，甚至其個人脾性都對項目管理的成敗有著決定性的影響，在項目管理中，我們經(jīng)常會遇到各種各樣的矛盾，需要我們進行平衡，找出更有利的或損失更小的方案，只有將矛盾平衡了，事情才會有進展，才會朝對我們有利的方向發(fā)展，平衡，是順勢而為的一種手段，只有找到了平衡，才能取得和諧，實際上，項目管理就是一種平衡之道。

1、制定項目的目標
    項目管理是以目標為導(dǎo)向的管理，制定項目章程，明確項目的目標，與項目干系人進行充分溝通，達成一致，獲取甲方用戶的支持和獲取項目組成員的承諾，讓參與項目的各個干系人都能為同一個目標一起努力，提供對項目的支持，并能管理用戶預(yù)期，讓用戶和項目組成員對項目目標明確，對項目的預(yù)期達成一致，項目干系人對項目預(yù)期的一致，是項目平衡的基礎(chǔ)。

2、制定詳細的計劃
    沒有計劃的指導(dǎo)，項目工作無法有序開展，制定嚴密的、切實可行的計劃是項目成功的重要因素。制定詳細的計劃包括制定項目管理計劃和項目的進度計劃，項目管理計劃中要明確項目的目標，項目的成功標準，和項目的范圍管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風險管理的方法，以及與項目相關(guān)的軟硬件采購的管理方法，做好各個領(lǐng)域平衡管理的規(guī)劃。
項目開始時，要制定項目總體的進度計劃，對近期的項目進度計劃要制定的足夠詳細，尤其是當前階段的進度計劃，在項目的推進過程中，對計劃做滾動式調(diào)整，即把即將進行的階段較粗的計劃制定為較細的計劃，每項任務(wù)要指定具體的負責人，盡量不要對一項任務(wù)指定一名以上的負責人，指定多個負責人，等于沒有負責人。
    對制定的項目管理計劃和項目進度計劃要進行計劃的評審確認，評審的過程需要全體項目組成員參與，當項目組成員對項目計劃達成一致后，其實也就獲得了項目組成員對計劃內(nèi)容的承諾，即項目組成員已清楚了自己在項目中的角色，以及按計劃完成自己任務(wù)的承諾。
項目計劃還必須得到甲方用戶的確認，只有得到用戶認可的項目計劃，才會得到用戶的大力支持，用戶了解項目計劃后，才會清楚的了解項目工作的開展，和項目所處的階段，項目后續(xù)要進行的工作。 項目管理計劃是項目是否完成的依據(jù)，項目計劃的確認是甲方用戶對項目實施規(guī)劃的認可。

3、推行聯(lián)合開發(fā)模式
    調(diào)動業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶的積極性，與項目組成員一起努力工作，讓業(yè)務(wù)部門成員有收獲和成就感，通過正式和非正式的交流，使之認識到項目給他們帶來的好處和成就感，使個人在項目中學(xué)到知識（業(yè)務(wù)知識），能力得到提升（組織能力，做事方法等），使用戶從心心理上得到平衡。
在項目執(zhí)行過程中進行方法論培訓(xùn)，每做一件事情讓他們明白為什么做，怎么做，以及這樣做的價值等，幫助他們形成工作的能力， 和他們一起分享工作的成果，讓他們感受到工作的價值，讓他們有表現(xiàn)的機會，如讓他們在會議上介紹他所做的工作。
     通過各種方式感謝他們的工作，如利用各種機會在他們領(lǐng)導(dǎo)面前表揚其所做的工作以及工作的價值，使用戶成為項目組的成員，具有共同的榮譽感和責任感，為同一個目標，共同促進項目工作的開展。

4、注重團隊建設(shè)
    項目管理是以團隊建設(shè)為基礎(chǔ)的。了解每一個成員的工作背景，工作經(jīng)驗，技能水平，甚至人的性格喜好等等，了解每一個成員最想獲取的知識，在能力允許的范圍內(nèi)幫助團隊成員制定職業(yè)規(guī)劃，員工的競爭力是組織核心競爭力的基礎(chǔ)，因此項目經(jīng)理必須根據(jù)管理需要調(diào)整員工實踐，致力于促進和激發(fā)員工的競爭力。作為團隊成員不僅僅是滿足他們的最基本的需求，而且要讓他們體會到受尊敬的愉悅和自我實現(xiàn)的成就感，使得項目組成員達到心理上的平衡，充分調(diào)動他們的積極性，并讓他們充分參與到項目管理中去。
    穩(wěn)定的項目團隊是項目成功的關(guān)鍵。因此必須建立一種機制，來提高團隊吸引、開發(fā)、激勵、統(tǒng)籌并留住人才的能力，了解團隊成員也是在了解自己，通過團隊成員對自己的反饋，也可以知道自己在項目管理過程中的得失情況，有助于更好得制定項目管理計劃。建立人員挽留機制，減少項目開展后的人員流動造成的風險。
    具有綜合能力的項目組成員是項目快速推進的基礎(chǔ)，項目組需要的不僅僅是會Coding的程序員，更需要具備綜合能力的軟件工程師和軟件設(shè)計師，每個項目組成員都必須具備良好的技術(shù)水平、團隊合作能力、溝通能力；因此我們有義務(wù)和責任通過培訓(xùn)和交流幫助團隊成員不斷提高他們的綜合能力。根據(jù)內(nèi)部對團隊成員的技能水平的評估，確定合適的培訓(xùn)人選進行內(nèi)部培訓(xùn)，提高成員溝通和交流能力；內(nèi)部培訓(xùn)可以有效的減少培訓(xùn)費用，可以在更加輕松的氛圍內(nèi)進行交流；內(nèi)部培訓(xùn)包括技術(shù)培訓(xùn)和項目管理經(jīng)驗以及就任何值得分享的知識進行小型培訓(xùn)。 通過內(nèi)部培訓(xùn)，可以充分發(fā)揮團隊成員的潛質(zhì)，也有利于團隊內(nèi)部形成學(xué)習(xí)的氛圍，使項目成員能力得到提高，項目成員能力的提高反過來也就提高整個項目實施的效率，形成良性循環(huán)，不斷推進項目進程。

5、加強溝通
    溝通管理是項目管理的重要組成部分。項目溝通包括內(nèi)部溝通和外部溝通，內(nèi)部溝通是項目組內(nèi)部的溝通，外部溝通指與項目成員以外的項目干系人之間的溝通，比如與甲方用戶的溝通，與第三方集成商的溝通和與公司管理部門的溝通，溝通貫穿項目整個生命周期。
建立清晰的溝通管理計劃，實現(xiàn)可管理的溝通。首先要對項目干系人進行識別、進行分類。根據(jù)項目干系人對項目的影響程度，制定針對干系人的溝通計劃，對不同類別的干系人采用不同的溝通方式。
對于與項目關(guān)系最為緊密的干系人，比如甲方用戶，日常溝通每周至少進行一次，包括周工作的總結(jié)和下周工作計劃和目前存在的問題，對存在的問題，要通過溝通得出問題解決方案，對出現(xiàn)的對項目影響較大的問題，更要進行及時溝通，對正式的溝通要形成會議紀要，出現(xiàn)的問題記錄在項目問題跟蹤表，對問題進行跟蹤，直到問題解決，在每個階段結(jié)束和到達里程碑節(jié)點時，要對項目進行總結(jié)，對出現(xiàn)的問題和解決情況再次進行梳理。
    對于甲方領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)，在每個階段結(jié)束和到達里程碑節(jié)點時，要進行項目總結(jié)的工作匯報，讓高層能及時了解項目的進展情況和項目中存在的問題，及時對問題進行決策。
對于內(nèi)部溝通，要制定周報制度，及時溝通，要注重文檔化，實現(xiàn)團隊及組織經(jīng)驗的有效積累，一是要注重信息格式規(guī)范化，要求制作的文檔格式符合項目團隊規(guī)定的文檔模板要求，以統(tǒng)一文檔風格。主要目的是用相對固定的格式統(tǒng)一語境平臺，令溝通更為便捷、準確，防止各人隨意發(fā)揮，文檔不規(guī)范。二是要保證數(shù)據(jù)的真實、準確。在項目建設(shè)中，即使是一些普通的業(yè)務(wù)，也涉及到大量的數(shù)據(jù)工作，在項目的需求過程中都需要作真實、準確的記載。提高技術(shù)溝通的準確性，減少沖突，方便項目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護；三是文檔的共享與學(xué)習(xí)，文檔目的是在團隊中快速共享技術(shù)經(jīng)驗，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。

6、及時監(jiān)控項目的執(zhí)行
    有了切實可行的計劃，項目成功的關(guān)鍵就是監(jiān)控項目的執(zhí)行。將任務(wù)分配到具體的負責人后，不能到計劃任務(wù)的完成點再來看任務(wù)完成情況，要在任務(wù)執(zhí)行過程中及時了解任務(wù)執(zhí)行的情況，在任務(wù)執(zhí)行的過程中及時發(fā)現(xiàn)問題和和解決問題，包括是否有范圍蔓延，是否有需求鍍金的情況；是否出現(xiàn)需求變更，是否要走需求變更的流程；進度是否有延遲，延遲的原因和應(yīng)對的策略；成本預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，對超出預(yù)算的情況及時采取應(yīng)對措施；任務(wù)完成質(zhì)量是否符合要求，對不合格的情況及時指出并加以修正。
    每個階段或里程碑開始時都要重新識別風險，對風險的應(yīng)對措施進行相應(yīng)的調(diào)整，對已發(fā)生風險采取積極的應(yīng)對措施。對出現(xiàn)的問題和發(fā)生的風險記錄到問題跟蹤表中，對嚴重的問題和級別較高的風險及時與公司領(lǐng)導(dǎo)進行匯報，尋求決策，及時采取應(yīng)對措施，確保項目的成功。
    總之，監(jiān)控項目的執(zhí)行主要是及時將項目的執(zhí)行與項目的范圍基準、進度基準、成本績效基準做對比，進行偏差分析，找到偏差的原因，及時采取措施，達到項目各個方面的平衡，確保項目的成功。
項目管理就是平衡之道，就是通過合理地組織，利用一切可以利用的資源，按照計劃的成本和計劃的進度，完成計劃的目標的過程。項目管理是以目標為導(dǎo)向的管理，明確目標，指明方向，要計劃先行，指導(dǎo)工作的開展，推行聯(lián)合開發(fā)模式，獲取更大的支持和更有力的協(xié)調(diào)，注重團隊建設(shè)，提升團隊水平，提高工作效率，推進項目實施，加強溝通，及時讓各個干系人了解項目情況，對項目進行更好的支持，及時監(jiān)控項目的執(zhí)行，及時了解影響項目進程的因素，采取有效的應(yīng)對措施，及時疏導(dǎo)疏通，使得項目的各個方面達到平衡，確保項目順利的執(zhí)行，獲得項目的成功。(資料來源：中國項目管理資源網(wǎng))