論系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理之范圍管理

    一個項(xiàng)目從其成立開始，項(xiàng)目各方干系人都會期望項(xiàng)目能夠根據(jù)既定的計劃一步步順利地導(dǎo)向最后的成功。影響項(xiàng)目最后成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的九大知識領(lǐng)域（包括項(xiàng)目的整體管理、范圍管理、時間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險管理和采購管理），無一不對項(xiàng)目的最后成功產(chǎn)生影響。將項(xiàng)目管理的知識領(lǐng)域，特別是范圍、時間、成本這三個知識領(lǐng)域很好地應(yīng)用到系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理上，是該項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵所在。結(jié)合我們公司的實(shí)際工作情況，我認(rèn)為困擾我們最大的就是范圍管理和時間管理�？蛻魧π枨蟊旧淼牟淮_定性和經(jīng)常變更，對我們的范圍管理帶來了很大的困擾，從而又引起了進(jìn)度控制（時間管理）困難。在此我想主要談一談范圍管理。

1、什么是項(xiàng)目范圍管理
　　那么，什么是項(xiàng)目范圍管理呢？項(xiàng)目范圍管理是指對項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過程。這個過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。項(xiàng)目的范圍管理，簡單的一句話來說就是：做什么？不作什么？包括什么？不包括什么？
　　不能明確系統(tǒng)工程即項(xiàng)目的范圍，在管理中可能會出現(xiàn)比較盲目的現(xiàn)象。管理者會覺得，事情怎么越做越多？有一種毫無止境的感覺出現(xiàn)。這對一個項(xiàng)目管理者來說，本身就意味著失敗。作為一個比較有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理者，特別是項(xiàng)目經(jīng)理來說，這種情況是絕對不能出現(xiàn)的。

2、項(xiàng)目范圍與項(xiàng)目其它約束條件的相互影響
　　通常大家談?wù)撟疃嗟闹萍s一個項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目“三約束條件”——范圍、時間、成本。
　　在一個項(xiàng)目中這三個條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時間和成本。項(xiàng)目一開始確定的范圍小，那么它需要完成的時間以及耗費(fèi)的成本必然也小，反之亦然。很多項(xiàng)目在開始時都會粗略地確定項(xiàng)目的范圍、時間以及成本，然而進(jìn)行到一定階段之后，往往會讓人感覺到不知道什么時候才能真正結(jié)束，要使項(xiàng)目真正結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力。整個項(xiàng)目好像變成了一個無底洞，對項(xiàng)目的最后結(jié)束誰的心里也沒有底。這種情況是公司高層最不希望看到的，然而并不罕見。造成這種結(jié)果正是由于沒有控制和管理好項(xiàng)目的范圍，可見項(xiàng)目的三約束條件中還是“范圍”的影響最主要。

3、造成范圍界定不清的原因
　　項(xiàng)目范圍界定不清是一種很常見的現(xiàn)象，我認(rèn)為有以下三方面的原因：
　　首先，是企業(yè)一級的責(zé)任——沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目成功的可能性非常小，而且僅僅依靠項(xiàng)目經(jīng)理個人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力才有成功之可能。大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終；
　　第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任——對項(xiàng)目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對項(xiàng)目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果；
    第三，是對范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶滿意度”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。

4、如何管理好項(xiàng)目范圍
　　應(yīng)該怎樣才能管理好項(xiàng)目的范圍呢？從上面的論證過程，我們清楚地看到項(xiàng)目范圍管理的重要性以及造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對癥下藥，才能管理好項(xiàng)目范圍。
　　首先，我們必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過程。做好項(xiàng)目管理應(yīng)該包含下面過程：啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。而困擾我們公司最多的就是范圍變更的控制。
　　再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的。關(guān)鍵問題是如何對變更如何進(jìn)行有效的控制。必須有一套規(guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時遵循規(guī)范的程序來管理變更。
    通常，對于發(fā)生的變更，需要識別是否在既定的項(xiàng)目范圍之內(nèi)。如果是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)，那么就需要評估變更所造成的影響，以及應(yīng)對的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項(xiàng)目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶方進(jìn)行談判，看是否增加費(fèi)用，還是放棄變更。因此我們在項(xiàng)目管理體系中應(yīng)該包含一套嚴(yán)格、實(shí)用、高效的變更程序，它對管好項(xiàng)目至關(guān)重要。為了防止項(xiàng)目范圍的無效蔓延，保證項(xiàng)目順利進(jìn)行，我覺得最好規(guī)定對客戶的范圍變更請求，一律通過書面變更申請?zhí)岢觯�并�?jīng)雙方項(xiàng)目經(jīng)理審核后，視不同情況，做出相應(yīng)的處理。對于不涉及整個業(yè)務(wù)流程修改的變更，一般給予滿足；涉及整個業(yè)務(wù)流程修改的變更，則視變更大小考慮是否滿足用戶要求。
    在執(zhí)行過程中，我建議建立促進(jìn)用戶參與的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，用戶方項(xiàng)目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項(xiàng)的討論及決策，用戶職能經(jīng)理參與本部門業(yè)務(wù)流程定義，系統(tǒng)測試驗(yàn)收并負(fù)責(zé)本部門對口業(yè)務(wù)的項(xiàng)目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶應(yīng)全職參與項(xiàng)目，并成為項(xiàng)目的中堅(jiān)力量。促進(jìn)用戶參加項(xiàng)目組，不僅增加了雙方溝通和交流的機(jī)會，使用戶與項(xiàng)目實(shí)施人員在一起工作的過程中充分了解項(xiàng)目的范圍、實(shí)施進(jìn)展、面臨的問題及其解決方法，并對項(xiàng)目的實(shí)施形成共識，避免項(xiàng)目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施。另外，定期例會、用戶參與也是應(yīng)該提倡的。為了保證在項(xiàng)目過程中對重要問題及時做出決策，對項(xiàng)目的范圍、成果和進(jìn)度及時通報，建議建立項(xiàng)目組例會制度。通過項(xiàng)目例會制度，用戶能夠不斷對項(xiàng)目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認(rèn)，避免了在項(xiàng)目實(shí)施后期范圍變更的巨大風(fēng)險。（資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）

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