企業(yè)如何開(kāi)展信息化建設(shè)自評(píng)工作

    隨著企業(yè)管理信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)紛紛開(kāi)展了信息化建設(shè)的工作，各種各樣的企業(yè)信息化管理軟件不斷的被開(kāi)發(fā)出來(lái)，企業(yè)上線的信息系統(tǒng)也越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜，員工對(duì)于這些信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果也是褒貶不一。那么作為企業(yè)的管理者，如何評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的價(jià)值便成為了一個(gè)棘手的問(wèn)題。聽(tīng)員工的使用意見(jiàn)？新系統(tǒng)上線必然改變員工的工作習(xí)慣，這種改變必然會(huì)引發(fā)員工對(duì)于信息系統(tǒng)的片面意見(jiàn)，因此聽(tīng)取員工的使用意見(jiàn)并不靠譜；請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)價(jià)？這種方式得到的系統(tǒng)狀況評(píng)價(jià)似乎比較客觀，但是聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)的費(fèi)用不低，而且信息系統(tǒng)中一般都會(huì)有大量的企業(yè)機(jī)密信息，長(zhǎng)期依賴(lài)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)價(jià)會(huì)對(duì)企業(yè)的信息安全帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。
    那么企業(yè)怎么樣才能夠獨(dú)立自主的獲得客觀的、有效的信息化工作效果評(píng)價(jià)呢？可以從以下4個(gè)層面進(jìn)行自評(píng)：

一、工作效率是否得到有效的提升
    信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)產(chǎn)生的最直接的正面影響就是工作效率的提升。對(duì)于信息化工作效果的最直接評(píng)價(jià)就是考察信息化工作是否為企業(yè)內(nèi)部工作效率帶來(lái)有效的提升。在對(duì)效率提升的評(píng)價(jià)中我們要特別強(qiáng)調(diào)是效率的“有效”提升。
    信息系統(tǒng)對(duì)于工作效率的提升實(shí)際上是一把雙刃劍，一方面大量企業(yè)數(shù)據(jù)和工作信息電子化后能夠更加方便、高效的完成對(duì)信息的儲(chǔ)存、查詢(xún)、處理等工作，但是這些大量的信息并不是有了信息系統(tǒng)后就自己電子化了，它們?nèi)匀恍枰�人工�?lái)將大量的數(shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)中，這個(gè)信息輸入的過(guò)程必然會(huì)降低員工的工作效率。一般來(lái)說(shuō)，如果企業(yè)的信息化工作是成功的，通過(guò)系統(tǒng)間的信息共享以及系統(tǒng)與工作的高度契合，那么信息的輸入工作在有效性和便利性上都會(huì)有極大的保障，進(jìn)而能夠保障信息系統(tǒng)對(duì)工作效率的提升效果大大高于對(duì)工作效率的降低效果；反之，如果企業(yè)的信息化工作不成功的話，信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享差，形成一個(gè)一個(gè)的信息孤島，信息系統(tǒng)與工作的緊密度低，則會(huì)出現(xiàn)諸如大量信息的重復(fù)輸入、員工平時(shí)不錄入信息而在應(yīng)付信息系統(tǒng)使用考評(píng)集中錄入信息等情況。出現(xiàn)這些情況會(huì)使得信息化不但不能提升企業(yè)的運(yùn)行效率，反而會(huì)影響工作正常、有效的開(kāi)展。

二、是否起到規(guī)范業(yè)務(wù)的作用
    信息化對(duì)于企業(yè)的另一重大價(jià)值是規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行。在信息系統(tǒng)上線之前，軟件實(shí)施方必須要與企業(yè)共同分析企業(yè)業(yè)務(wù)對(duì)信息系統(tǒng)的需求，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際流程以及信息系統(tǒng)提供的最佳解決方案對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行優(yōu)化，最后通過(guò)信息系統(tǒng)的落地實(shí)現(xiàn)流程的固化。因此，信息系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程實(shí)際應(yīng)當(dāng)是一個(gè)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化、規(guī)范和固化e化的過(guò)程。如果信息系統(tǒng)建設(shè)是成功的話，那么系統(tǒng)與實(shí)際工作應(yīng)當(dāng)是緊密契合的。但是，如果在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有花足夠的時(shí)間和精力對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行梳理分析，而是“為了信息化而信息化”的匆忙上馬信息系統(tǒng)，那么信息系統(tǒng)與實(shí)際工作的流程必然會(huì)偏差，最終將導(dǎo)致信息系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用效果不佳，同時(shí)無(wú)法達(dá)到規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)的目的。
    對(duì)于信息化是否起到規(guī)范業(yè)務(wù)作用的評(píng)價(jià)工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面展開(kāi)：一方面，審查信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中是否進(jìn)行了企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)需求分析的工作；另一方面，發(fā)放內(nèi)部問(wèn)卷，調(diào)研“現(xiàn)在使用的系統(tǒng)與流程的匹配程度怎么樣？”并對(duì)問(wèn)卷答案進(jìn)行分析，如果有相當(dāng)數(shù)量的員工認(rèn)為系統(tǒng)與流程的匹配度上存在問(wèn)題或信息系統(tǒng)明顯與流程不匹配的話，這就說(shuō)明企業(yè)的信息系統(tǒng)目前對(duì)于業(yè)務(wù)的規(guī)范力度是有限的，表現(xiàn)為流程與信息系統(tǒng)的不匹配。

三、知識(shí)管理效應(yīng)是否形成
    隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，無(wú)形資產(chǎn)占企業(yè)總價(jià)值的比重越來(lái)越大，其中經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、學(xué)識(shí)等顯性或隱性知識(shí)更是日漸成為企業(yè)的重要核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于市場(chǎng)型企業(yè)來(lái)說(shuō)市場(chǎng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累是提升市場(chǎng)預(yù)測(cè)能力的基礎(chǔ)；對(duì)于重資產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)設(shè)備維護(hù)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的積累是保證設(shè)備運(yùn)維水平提升的前提。知識(shí)管理水平的提升能夠很好的提升組織學(xué)習(xí)能力，降低重復(fù)學(xué)習(xí)的成本。信息系統(tǒng)是否實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)各個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域知識(shí)科學(xué)合理的分類(lèi)、收集、管理和分析等功能是企業(yè)自我審視信息化工作效果的重要層面。

四、是否有力的支持了決策工作
    信息系統(tǒng)對(duì)于決策的支持，是信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)影響最重大也是最重要的功能。通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)于決策的支持，能夠幫助企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)刻做出正確的決策，從而直接反映在企業(yè)收益的提升或者成本的下降上。譬如，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈信息進(jìn)行整合和優(yōu)化，降低企業(yè)的庫(kù)存、提升供應(yīng)鏈效率，能直接降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本和對(duì)現(xiàn)金流的占用。企業(yè)的信息系統(tǒng)如果能夠較為全面的支持企業(yè)的決策工作，表明企業(yè)的信息化工作已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)較高的水平。
    決策支持的實(shí)現(xiàn)需要以上文提到的三個(gè)層面功能的實(shí)現(xiàn)作為前提，同時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)自身的智能性也有很高的要求。因此，對(duì)決策支持層面的自我評(píng)價(jià)企業(yè)應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)，分階段、分層面進(jìn)行審視。首先是基礎(chǔ)決策支持，即一些專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)局部決策支持。例如：對(duì)于各種合同的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并進(jìn)行合同重要執(zhí)行節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，客服系統(tǒng)對(duì)于客戶(hù)投訴的記錄情況進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)分析等等；其次是高級(jí)決策支持，通過(guò)收集各個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域信息系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行分析，為管理層提供方便快捷的企業(yè)運(yùn)行信息，如管理駕駛艙、綜合信息平臺(tái)等。這種循序漸進(jìn)的評(píng)價(jià)一方面便于企業(yè)了解自身信息化建設(shè)的情況，另一方面避免了評(píng)價(jià)要求過(guò)高對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生“拔苗助長(zhǎng)”的不良影響。
    需要特別說(shuō)明的是，上述四個(gè)層面的評(píng)價(jià)能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息化工作的不足，但是無(wú)法全面反應(yīng)出是什么問(wèn)題造成的這些不足。引起這些不足的原因可能是復(fù)雜的系統(tǒng)性問(wèn)題，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)的信息化工作存在嚴(yán)重的問(wèn)題，不應(yīng)貿(mào)然提出整改和修正方案或否定之前的信息化工作，還是應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的第三方公司來(lái)進(jìn)行診斷和分析，提出專(zhuān)業(yè)的解決方案。（資料來(lái)源：暢享網(wǎng)）

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