論工程項(xiàng)目建設(shè)過程的組織與協(xié)調(diào)

    在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，組織與協(xié)調(diào)工作是十分重要的。所謂組織，是指“按照一定的目的、任務(wù)和形式加以編制，安排事物，使有系統(tǒng)或構(gòu)成整體”，而所謂協(xié)調(diào)，即協(xié)商與調(diào)解，指“為了取得一致意見而共同商量”和“斡旋于雙方之間以便使雙方和解”。由此可見，組織與協(xié)調(diào)的作用就是圍繞實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的各項(xiàng)目標(biāo)，以合同管理為基礎(chǔ)，組織協(xié)調(diào)各參建單位、相鄰單位、政府部門全力配合項(xiàng)目的實(shí)施，以形成高效的建設(shè)團(tuán)隊(duì)，共同努力去實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)的過程。在工程監(jiān)理的基本職能“三控兩管一協(xié)調(diào)”中，三控兩管有明確的工作內(nèi)容、具體的工作要求，而協(xié)調(diào)卻是貫穿于三控兩管之中，融會(huì)在控制的工作程序之中�？梢哉f，協(xié)調(diào)是控制的潤(rùn)滑劑，協(xié)調(diào)是控制的推進(jìn)器。本文擬從業(yè)主項(xiàng)目部的角度，探討如何做好工程項(xiàng)目建設(shè)的組織與協(xié)調(diào)工作，從而實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、投資三大目標(biāo)。

一、 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)工作的原則
    建設(shè)工程項(xiàng)目主要包含三個(gè)主要的組織系統(tǒng)，項(xiàng)目業(yè)主、承包商和監(jiān)理，而整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目又處于社會(huì)的大環(huán)境中，項(xiàng)目的組織與協(xié)調(diào)工作包括系統(tǒng)的內(nèi)部協(xié)調(diào)，即項(xiàng)目業(yè)主、承包商和監(jiān)理之間的協(xié)調(diào)，也包括系統(tǒng)的外部協(xié)調(diào)，包括政府部門、金融組織、社會(huì)團(tuán)體、服務(wù)單位、新聞媒體以及周邊群眾等的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)工作包括人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、組織關(guān)系的協(xié)調(diào)、供求關(guān)系的協(xié)調(diào)、配合關(guān)系的協(xié)調(diào)、約束關(guān)系的協(xié)調(diào)。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應(yīng)遵守如下原則：
    （一）守法是組織與協(xié)調(diào)工作的第一原則。必須在國(guó)家和北京市有關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)的許可范圍內(nèi)去協(xié)調(diào)、去工作。對(duì)于業(yè)主項(xiàng)目部，更應(yīng)該嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，只有這樣，才能做好組織與協(xié)調(diào)工作。
    （二）組織協(xié)調(diào)要維護(hù)公正原則。要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上，公平的處理每一個(gè)糾紛，一切以最大的項(xiàng)目利益為原則。做好組織與協(xié)調(diào)工作，就必須按照合同的規(guī)定，維護(hù)合同雙方的利益。這樣，最終才能維護(hù)好業(yè)主的利益。
    （三）協(xié)調(diào)與控制目標(biāo)一致的原則。在工程建設(shè)中，應(yīng)該注意質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全的統(tǒng)一，不能有所偏廢。協(xié)調(diào)與控制的目標(biāo)是一致的，不能脫離建設(shè)目標(biāo)去協(xié)調(diào)，同時(shí)要把工程的質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全統(tǒng)一考慮，不能強(qiáng)調(diào)某一目標(biāo)而忽視其他目標(biāo)。

二、 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容
    我認(rèn)為，在項(xiàng)目工程建設(shè)中，主要的組織與協(xié)調(diào)工作有：
    1、協(xié)調(diào)與政府有關(guān)部門的關(guān)系；
    2、組織與協(xié)調(diào)監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位的工作；
    3、組織與協(xié)調(diào)各施工單位（包括總承包商、專業(yè)承包商、供貨商等）的工作；
    4、工作中存在的問題或爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)、處理。
    （一） 與政府有關(guān)部門的協(xié)調(diào)
    根據(jù)我國(guó)行業(yè)管理的規(guī)定、法規(guī)、法律，政府的各行業(yè)主管部門（如發(fā)改委、規(guī)委、土地局、園林局、交通局、供電局、電信局、建委、消防局、人防辦、節(jié)水辦、街道等），均會(huì)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施行使不同的審批權(quán)或管理權(quán)，如何能與政府的各行業(yè)主管部門進(jìn)行充分、有效的組織協(xié)調(diào)，將直接影響項(xiàng)目建設(shè)各項(xiàng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)以往與政府主管部門組織協(xié)調(diào)工作的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，重點(diǎn)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
    1、應(yīng)充分了解、掌握政府各行業(yè)主管部門的法律、法規(guī)、規(guī)定的要求和相應(yīng)辦事程序，在溝通前應(yīng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作（如：文件、資料和要回答的問題），做到“心中有數(shù)”。
    2、充分尊重政府行業(yè)主管部門的辦事程序、要求，必要時(shí)先進(jìn)行事先溝通，決不能“頂撞”和敷衍。
    3、發(fā)揮不同人員的相應(yīng)業(yè)績(jī)關(guān)系和特長(zhǎng)，不同的政府主管部門由不同的專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，以保持穩(wěn)定的溝通渠道和良好的協(xié)調(diào)效果。
    （二） 與勘察、設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理單位的組織與協(xié)調(diào)
    項(xiàng)目部要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際，制訂本項(xiàng)目的合同網(wǎng)絡(luò)圖，該合同網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)明了各參建單位之間的合同關(guān)系，規(guī)定了各參建單位的協(xié)調(diào)溝通渠道，并據(jù)此組織制訂項(xiàng)目總控制進(jìn)度計(jì)劃、成本總控計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃。其中，進(jìn)度總控計(jì)劃要由業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、總包各方進(jìn)行充分討論，達(dá)成一致意見，經(jīng)各方簽認(rèn)后發(fā)布。成本總控計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃需經(jīng)業(yè)主審核，由業(yè)主同意后發(fā)布執(zhí)行。合同網(wǎng)絡(luò)圖、進(jìn)度總控計(jì)劃、成本總控計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃既成為項(xiàng)目部與各參建單位組織協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。
    在設(shè)計(jì)階段，項(xiàng)目部應(yīng)重點(diǎn)做好方案設(shè)計(jì)單位與初步、施工圖設(shè)計(jì)單位之間的組織協(xié)調(diào)工作，組織設(shè)計(jì)單位協(xié)調(diào)工作的重點(diǎn)在于制訂涵蓋雙方工作的設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃，及時(shí)組織專項(xiàng)方案的論證會(huì)，以確保各階段設(shè)計(jì)思路、原則的一致性。
    對(duì)于施工單位的組織協(xié)調(diào)，我認(rèn)為應(yīng)推行施工總承包制，通過招標(biāo)和合同條件明確總包單位、業(yè)主指定分包單位的工作范圍，明確總包單位對(duì)于分包單位的管理責(zé)任和權(quán)力。明確由建安總包承擔(dān)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保的整體責(zé)任，使總包單位既有責(zé)任又有權(quán)力實(shí)施整體管理。對(duì)于業(yè)主直接負(fù)責(zé)采購的材料、設(shè)備，要在采購合同明確采購的交貨時(shí)間、地點(diǎn)和相應(yīng)的質(zhì)量責(zé)任�？傊�，對(duì)于上述施工單位、供貨單位的組織協(xié)調(diào)，運(yùn)用以合同管理為基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的大目標(biāo)為原則，及時(shí)地溝通、協(xié)商，處理相互之間的矛盾和問題，使項(xiàng)目各單位形成一個(gè)高效的“建設(shè)團(tuán)隊(duì)”。
    對(duì)于監(jiān)理單位，應(yīng)注意樹立監(jiān)理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理問題上的權(quán)威，尊重監(jiān)理對(duì)于施工質(zhì)量的否決權(quán)、施工調(diào)度權(quán)等國(guó)家、北京市法律、法規(guī)賦予監(jiān)理的合法權(quán)益。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)的施工質(zhì)量、進(jìn)度問題，要及時(shí)地與監(jiān)理進(jìn)行溝通協(xié)商，堅(jiān)持通過監(jiān)理給施工單位發(fā)出相應(yīng)的工作指令，同時(shí)，充分發(fā)揮監(jiān)理在現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量、工期和工程量計(jì)量方面的監(jiān)督管理作用，應(yīng)該與總監(jiān)理工程師加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，尤其是現(xiàn)場(chǎng)施工重大問題的處理與決策，事先雙方要力爭(zhēng)能協(xié)商一致。
    要做好上述工作，就要全面掌握設(shè)計(jì)內(nèi)容，了解業(yè)主意圖，對(duì)工程管理做到心中有數(shù)。要掌握各承包單位所承擔(dān)的任務(wù)內(nèi)容、大小、難易程度、采用的主要施工工藝、機(jī)具以及工程的施工進(jìn)度計(jì)劃。要熟知各個(gè)分包合同，對(duì)分包單位可能出現(xiàn)的矛盾進(jìn)行預(yù)先分析，在工作中發(fā)現(xiàn)矛盾應(yīng)及時(shí)加以解決。要抓好施工關(guān)鍵部位，以及各施工單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開好工程例會(huì)、等各種會(huì)議，做到會(huì)前有準(zhǔn)備、會(huì)中有重點(diǎn)、會(huì)后有檢查，確保組織協(xié)調(diào)工作的效果。
    （三）做好與相關(guān)方的信息溝通管理
    實(shí)踐證明，在工作中出現(xiàn)矛盾常常是由于信息不暢通，在建設(shè)的過程中各有關(guān)單位自行其事造成的。因此，我們必須建立有效的溝通體系，使信息在整個(gè)工程建設(shè)的系統(tǒng)中得到良好的傳遞。尤其要做好與業(yè)主、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)的溝通管理。
    與相關(guān)方的溝通管理，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
    1、業(yè)主的溝通管理
    （1）與業(yè)主的請(qǐng)示、報(bào)告一般應(yīng)通過項(xiàng)目部經(jīng)理進(jìn)行，以保證傳遞信息的完整、統(tǒng)一。
    （2）項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)直接向業(yè)主代表請(qǐng)示、匯報(bào)工作。
    （3）向業(yè)主提交的報(bào)告、發(fā)文等均應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理審核批準(zhǔn)并加蓋項(xiàng)目部公章后才能發(fā)出，發(fā)文應(yīng)有專門立檔的簽收記錄表和有關(guān)人員簽字。
    （4）業(yè)主給項(xiàng)目部的批示、發(fā)文等應(yīng)單獨(dú)立檔保存。
    （5）指導(dǎo)日常工作的月、周工作計(jì)劃，管理月報(bào)由信息工程師準(zhǔn)時(shí)報(bào)送業(yè)主。
    （6）及時(shí)收集業(yè)主的反饋意見，對(duì)業(yè)主的投訴和不滿應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理匯報(bào)，并做出相應(yīng)處理。
    （7）與業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)的不定期溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)處理有關(guān)問題。
    2、與監(jiān)理、施工單位的溝通管理
    （1）與監(jiān)理、施工單位的溝通一般通過會(huì)議、發(fā)文及口頭等方式，按專業(yè)對(duì)口的原則進(jìn)行。
    （2）對(duì)施工單位現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、進(jìn)度的問題，一般應(yīng)通過監(jiān)理單位處理，必要時(shí)可組織有監(jiān)理、施工單位參加的專題會(huì)。
    （3）準(zhǔn)時(shí)參加由總監(jiān)理工程師組織各相關(guān)方的監(jiān)理交底會(huì)、工程例會(huì)，在施工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)注意維護(hù)監(jiān)理工程師的權(quán)威和尊嚴(yán)。
    （4）對(duì)施工單位的指示和安排，一般應(yīng)由監(jiān)理單位發(fā)布和安排。
    （5）督促監(jiān)理單位及時(shí)提出有關(guān)的監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知及對(duì)施工單位申報(bào)資料的審批。
    （6）項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)與總監(jiān)理工程師及施工總包項(xiàng)目經(jīng)理的溝通與協(xié)調(diào)，尤其是對(duì)重大問題的處理與決策。
    （7）對(duì)分包單位現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量與進(jìn)度的管理，一般應(yīng)通過總包進(jìn)行。
    （8）項(xiàng)目部應(yīng)注意收集監(jiān)理、施工單位的反饋意見。
    （9）與各方的收、發(fā)文件均應(yīng)單獨(dú)立檔保存。
    3、與設(shè)計(jì)單位的溝通管理，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
    （1）由工程部經(jīng)理牽頭負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)單位的溝通、協(xié)調(diào)。
    （2）對(duì)設(shè)計(jì)圖紙等文件的管理信息應(yīng)由信息工程師統(tǒng)一登記、保存，使用時(shí)辦理領(lǐng)用手續(xù)。
    （3）項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)組織設(shè)計(jì)單位參加設(shè)計(jì)交底會(huì)、工程例會(huì)及其他專題會(huì)。
    （4）項(xiàng)目部各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)溝通對(duì)設(shè)計(jì)變更、洽商的確認(rèn)。
    （5）項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)重視與總設(shè)計(jì)師的溝通、協(xié)調(diào)。
    （6）凡涉及設(shè)計(jì)單位的工作計(jì)劃應(yīng)抄報(bào)設(shè)計(jì)單位。
    （7）與設(shè)計(jì)單位的收、發(fā)文件應(yīng)單獨(dú)立檔保存。（資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）

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