項(xiàng)目進(jìn)度的影響因素分析

    時(shí)間,既意味著機(jī)會(huì),又意味著成本。進(jìn)度的加快,很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個(gè)項(xiàng)目能否在預(yù)定的時(shí)間里完成,就成為項(xiàng)目管理所要追求的重要目標(biāo)之一。一個(gè)客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目,提前一天投入使用,就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務(wù),從而對(duì)我們產(chǎn)生比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更加良好的預(yù)期,帶來更多的利潤(rùn)。一個(gè)電廠的建設(shè)項(xiàng)目,能提早一天發(fā)電,就意味著能提前一天支付貸款的利息,還意味著能提前一天收取電力的利潤(rùn);
    由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括cpm/ pert ,關(guān)鍵路徑法和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)) ,所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖,而對(duì)其他影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素反而忽視了。許多項(xiàng)目經(jīng)理出現(xiàn)了不學(xué)項(xiàng)目管理,還有很多解決的辦法,學(xué)了項(xiàng)目管理,反而只知甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖的局面。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等工具是項(xiàng)目時(shí)間管理的硬技巧,容易被接受和應(yīng)用,而項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等軟技巧就容易被大家忽視,而這些軟技巧所起到的作用是非常大的。本文就試圖從這些方面來探討影響項(xiàng)目進(jìn)度的若干軟因素。
    一、進(jìn)度應(yīng)與項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、采購協(xié)調(diào)
    美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)(pmi) 的最大貢獻(xiàn)就是將項(xiàng)目管理規(guī)范為九大知識(shí)體系:項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購管理。其中,項(xiàng)目整體管理從本質(zhì)上講,就是從全局的觀點(diǎn)出發(fā),以項(xiàng)目全體利益最大化作為目標(biāo),以項(xiàng)目各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一為主要內(nèi)容,所開展的綜合性管理過程。
    我們開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目管理的觀念,就要有項(xiàng)目各要素、項(xiàng)目各專項(xiàng)管理進(jìn)行綜合、協(xié)調(diào)和集成的觀念。
　　首先,項(xiàng)目范圍會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度。一般來講(指假設(shè)其他要素不變,下同) ,項(xiàng)目范圍越大,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多,項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng);反過來,項(xiàng)目范圍越少,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少,項(xiàng)目耗時(shí)越短。那么,如果我們項(xiàng)目進(jìn)度很緊張,或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠?qū)⒎秶�進(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進(jìn)度就能得到有效的縮短。
    同樣地,項(xiàng)目成本、質(zhì)量也都會(huì)影響進(jìn)度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設(shè)備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當(dāng)然,進(jìn)度與成本不是線性替代關(guān)系,成本增加的速度一般都比進(jìn)度縮短的速度高。
    最后,如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成,可以考慮有些原定項(xiàng)目組內(nèi)部自己完成任務(wù)是否可以外包出去,這就是項(xiàng)目采購管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。當(dāng)然,采用分包,有時(shí)會(huì)增大項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),特別是供應(yīng)商未經(jīng)過認(rèn)真評(píng)估時(shí)。
    從上面的論述可以知道,縮小項(xiàng)目范圍、降低項(xiàng)目質(zhì)量、借用采購資源的分包,以及追加項(xiàng)目成本都可以有效地縮短項(xiàng)目的進(jìn)度。對(duì)于進(jìn)度是第一約束的項(xiàng)目,上述專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào)的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進(jìn)度縮減時(shí),可以整體考慮上述各專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào),也即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本。當(dāng)然,其中的“部分任務(wù)”是需要項(xiàng)目組認(rèn)真分析的。
    二、正確的需求調(diào)研方法有助于加快進(jìn)度
    不管哪類項(xiàng)目,在立項(xiàng)之初,都需要對(duì)項(xiàng)目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項(xiàng)目組一想到需求調(diào)研,就馬上想到與用戶訪談。并且項(xiàng)目一開始,就開始與用戶進(jìn)行面對(duì)面的訪談。 但是訪談作為項(xiàng)目組采用的第一種方法并不好。
    一般來講,項(xiàng)目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語,這一點(diǎn)在信息化項(xiàng)目中尤為普遍。這樣,在訪談的過程中,用戶講到的一些術(shù)語有可能被忽略,因?yàn)閱柕锰�多�?給用戶的感覺不好。但這些術(shù)語并沒有得到解決,怎么辦呢? 只好開始第二次調(diào)研,回過頭來問前面提到的術(shù)語。有的項(xiàng)目組這個(gè)過程可能會(huì)重復(fù)兩三遍。這時(shí),用戶的信賴感會(huì)下降,用戶會(huì)認(rèn)為這么簡(jiǎn)單的問題還需要問幾次? 因?yàn)槟承┬g(shù)語可能確實(shí)是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語。這種情況下,差旅費(fèi)、顧問費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加,項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間也相應(yīng)拉長(zhǎng),而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然,一上來就采取訪談?dòng)脩舻霓k法是不明智的。
    正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍,開始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過程中,對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語就能夠搞清楚,并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí);其次,如果需要的話,請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程,從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認(rèn)識(shí);第三,在此基礎(chǔ)上,可以根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問題,有針對(duì)性地列出訪談大綱,與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)很高,用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問題很專業(yè)很有針對(duì)性,從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴感。
    有的項(xiàng)目組訪談完后就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求,就開始進(jìn)行項(xiàng)目的設(shè)計(jì)了。事實(shí)上,有些項(xiàng)目比較敏感,由于訪談的結(jié)果是要紀(jì)錄的,用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”,會(huì)按照“官方”的口徑講話,這樣,需求就可能被扭曲,項(xiàng)目推進(jìn)過程中的風(fēng)險(xiǎn)也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng),發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的,一般都能收集到較真實(shí)的需求信息。
    最后,由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門進(jìn)行的,每個(gè)具體的用戶或部門對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚,而對(duì)于與其他崗位、其他部門的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時(shí),一定要請(qǐng)用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個(gè)用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報(bào)告,這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的,既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌,也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
    從上面的論述可知,正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實(shí)、完整的用戶需求信息,也可以確立客戶的信心,節(jié)約項(xiàng)目的成本,大大縮短項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間。這就是為什么有的項(xiàng)目組花三個(gè)月甚至半年也沒有將需求調(diào)研清楚,而掌握了正確的方法的項(xiàng)目組可能一個(gè)月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時(shí)間縮短了,設(shè)計(jì)、實(shí)施的時(shí)間就比較富裕了。如果調(diào)研時(shí)間拉得很長(zhǎng),甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力,恐怕也縮短不了那么多的進(jìn)度! 我們可以用數(shù)字來說明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們需求調(diào)研就花了3 個(gè)月,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段只有9 個(gè)月了。而如果我們只花1 個(gè)月時(shí)間調(diào)研,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出2 個(gè)月的有效時(shí)間,那是很難的。
　　三、縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間有助于加快進(jìn)度
    任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段:組建階段,磨合階段,正規(guī)階段,表現(xiàn)階段,解散階段。
    在組建階段(又叫形成階段) ,項(xiàng)目組成員從各個(gè)方面抽調(diào)或招募而來,每個(gè)人在這一階段都有許多疑問:我們的目的是什么? 其他團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)、人品都怎么樣? 每個(gè)人都急于知道他們能否與其他成員合得來,擔(dān)心他們?cè)陧?xiàng)目中的角色是否會(huì)與他們的個(gè)人興趣及職業(yè)發(fā)展相一致。這一階段項(xiàng)目成員的情緒特點(diǎn)包括激動(dòng)、希望、懷疑、焦急和猶豫。
　　進(jìn)入磨合階段(又叫震蕩階段) ,項(xiàng)目成員們開始運(yùn)用技能著手執(zhí)行分配到的任務(wù),開始緩慢推進(jìn)工作。現(xiàn)實(shí)也許會(huì)與個(gè)人當(dāng)初的設(shè)想不一致。例如,任務(wù)比預(yù)計(jì)的更繁重或更困難,成本或進(jìn)度計(jì)劃的限制可能比預(yù)計(jì)的更緊張。成員們?cè)絹碓讲粷M意項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。工作過程中,每個(gè)成員根據(jù)其他成員的情況,對(duì)自己的角色及職責(zé)產(chǎn)生了更多的疑問。震蕩階段的特點(diǎn)是人們有挫折、憤怨或者對(duì)立的情緒。
    經(jīng)受了磨合階段的考驗(yàn)后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了發(fā)展的正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段) 。團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境,項(xiàng)目規(guī)程也得以改進(jìn)和規(guī)范化。控制及決策權(quán)從項(xiàng)目經(jīng)理移交給了各活動(dòng)或工作承包的負(fù)責(zé)人,團(tuán)隊(duì)的凝聚力開始形成,每個(gè)人覺得他是團(tuán)隊(duì)的一員,他們也接受其他成員作為團(tuán)隊(duì)的一部分。 
    正規(guī)階段的下一個(gè)階段是表現(xiàn)階段(又叫實(shí)干階段) 。這時(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)積極工作,急于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。這一階段的工作績(jī)效很高,團(tuán)隊(duì)有集體感和榮譽(yù)感,信心十足。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能開放、坦誠、及時(shí)地進(jìn)行溝通。團(tuán)隊(duì)相互依賴度高,他們經(jīng)常合作,并在自己的工作任務(wù)外盡力相互幫助。團(tuán)隊(duì)能感覺到高度授權(quán),如果出現(xiàn)技術(shù)難題,就由適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)成員組成臨時(shí)攻關(guān)小組,解決問題后再將有關(guān)的知識(shí)或技巧在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部快速共享。 隨著工作的進(jìn)展并得到表揚(yáng),團(tuán)隊(duì)獲得滿足感。個(gè)體成員會(huì)意識(shí)到為項(xiàng)目工作的結(jié)果正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。
    隨著所有項(xiàng)目任務(wù)的完成,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)入解散階段(又叫消亡階段) ,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員面臨著重新的分配。
    在上述五個(gè)階段中,解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成,對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來講,一定要清楚,真正作工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而,項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合的階段耗時(shí)盡量短,這樣,對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目總進(jìn)度已經(jīng)確定的項(xiàng)目,團(tuán)隊(duì)組建和磨合階段耗時(shí)越短,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)就更加從容。為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短,項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說明項(xiàng)目目標(biāo),并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景以及成功所產(chǎn)生的益處,公布有關(guān)項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理要公開討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專門知識(shí),以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧�。這樣,公開的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———信息激勵(lì),團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成。
    為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短,在這個(gè)階段,項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來,同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問題。這樣,主動(dòng)的參與對(duì)成員來講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———參與激勵(lì),團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作,團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。
    我們可以舉一個(gè)例子來說明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們團(tuán)隊(duì)組建就花了3 個(gè)月,再磨合1 個(gè)月。那實(shí)際上正規(guī)階段和表現(xiàn)階段只有不到8 個(gè)月了。而如果我們團(tuán)隊(duì)組建只花了0. 5 個(gè)月,再磨合0. 5 個(gè)月。那正規(guī)階段和表現(xiàn)階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出3 個(gè)月的有效時(shí)間,那真是太難了。
    眾所周知,2008 年7 、8 月間將在北京舉辦第29 屆夏季奧運(yùn)會(huì),我們中國(guó)是2001 年7 月13 日申奧成功的。根據(jù)國(guó)際奧委會(huì)規(guī)定,所有奧運(yùn)會(huì)比賽場(chǎng)館都必須進(jìn)行一年的單項(xiàng)比賽。那就是說,2007 年7 月前所有場(chǎng)館、設(shè)施必須竣工。而場(chǎng)館中的信息系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)一般都有半年的試運(yùn)行期,顯然,奧運(yùn)會(huì)場(chǎng)館建設(shè)這個(gè)大項(xiàng)目( program:項(xiàng)目群,由一系列項(xiàng)目———project 組成) 的建設(shè)起止時(shí)間是2001 年7 月～2006 年12 月,共五年半的總工期。因此,作為陳述北京2008 年奧運(yùn)會(huì)競(jìng)賽總體構(gòu)想的北京奧申委體育主任樓大鵬,表示北京將在2006 年底完成體育場(chǎng)館建設(shè)。然而,第二十九屆奧委會(huì)組委會(huì)是什么時(shí)間組建的? 是2001 年12 月13 日組委會(huì)主席、北京市市長(zhǎng)劉淇在成立儀式上表示,北京奧運(yùn)會(huì)組委會(huì)是組織、管理、實(shí)施第二十九屆奧運(yùn)會(huì)籌備工作的專門機(jī)構(gòu)。也就是說,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建時(shí)間花了半年時(shí)間。筆者寫作該文時(shí),已經(jīng)是2003年年中了,不少場(chǎng)館還在招標(biāo)階段。實(shí)際建設(shè)時(shí)間還是比較緊張的。
    如果每個(gè)人的工作風(fēng)格都不統(tǒng)一,需要在每個(gè)人工作完成后再來統(tǒng)一風(fēng)格,甚至推倒重來,那么既會(huì)大大延長(zhǎng)項(xiàng)目的工期,又會(huì)增大項(xiàng)目開支。因此，除上述三大因素之外,影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素還有很多,比如項(xiàng)目成員個(gè)人時(shí)間管理的好壞,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作風(fēng)格是否統(tǒng)一等等。試想,如果項(xiàng)目成員連個(gè)人時(shí)間都管理不好,整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度還有保證嗎? 正確的做法是科學(xué)地管理個(gè)人時(shí)間、在項(xiàng)目之初就統(tǒng)一工作風(fēng)格或工作模板。（項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）
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