重新定義項目管理的特質(zhì)

    體育教練有幾個特質(zhì)，值得項目經(jīng)理好好學(xué)習(xí)。關(guān)于項目，唯一可以確定的就是它的不確定性，這是千真萬確的，因為每個項目管理都是獨一無二的。盡管有周密的計劃，每個項目都一定會由于各種原因不能按部就班地按計劃實施。接受了這樣的事實以后，你必須小心的是學(xué)習(xí)如何管理這種不確定性—這種不確定性，是你必須接受它，才能夠?qū)⑺�處理得最好。你不妨從重新定義項目管理入手。
    “項目管理是一門領(lǐng)導(dǎo)人們在不確定的條件下實現(xiàn)目標的藝術(shù)�！弊⒁猓�項目管理是“藝術(shù)”，而不是“科學(xué)”。處理不確定性沒有教條，也沒有捷徑。但是，和其他藝術(shù)一樣，你可以運用原則于項目管理上，也可以從專家身上學(xué)習(xí)項目管理。體育教練在每一場比賽中處理不確定性的經(jīng)驗，都是項目管理經(jīng)理學(xué)習(xí)有效管理項目的絕佳榜樣。鑒于這一點，作為項目經(jīng)理的你，可以看看體育教練的七個值得你學(xué)習(xí)的特質(zhì)。
    特質(zhì)一、人盡其才
　　你不能消除不確定性，但如果你在合適的崗位上有合適的人，你就可以降低不確定性所帶來的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。如果一個隊員在一個位置上非常出色，他們會留在這個位置上，隨著不斷進步，他們可以享受這個崗位中更高的薪水和榮譽。當然教練會嘗試去發(fā)現(xiàn)潛能，但隊員的潛能不可以發(fā)揮得使他們離開這些崗位，比如，他們不可能優(yōu)秀到可以升到教練的水平。
    作為一個項目管理經(jīng)理，你肩負著項目成敗的責(zé)任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負責(zé)項目管理的崗位。
    隨著項目管理的日益復(fù)雜，越來越多的組織將項目行政和協(xié)調(diào)人員列作“項目專家”或“項目總指揮”，從而使項目經(jīng)理可以有更寬裕的時間管理和領(lǐng)導(dǎo)項目，專心從事溝通這項極為重要的工作。這種將項目管理經(jīng)理轉(zhuǎn)為項目管理組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現(xiàn)在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓(xùn)練師、專項教練等等。
    特質(zhì)二、充分研究
    雖然不確定性是無法選擇的，但這并不意味著教練們在比賽來臨時不加準備。相反，他們在比賽前做大量的研究工件，與他們的隊員看比賽錄像—自己的隊伍和對手以前的比賽。他們研究哪里打得好，哪里打得不好，并且需要改進。他們分析其他隊伍在不同比賽中如何應(yīng)對，自己的隊員又是如何做的，利用這些信息決定應(yīng)該練習(xí)什么，哪些方面需要整理、提高，應(yīng)該如何迎戰(zhàn)對手等等。
    你也應(yīng)該從以往項目管理的教訓(xùn)中，分析哪些做法是有效的，哪些是無效的。同樣，雖然你的對手可能不存在(盡管從組織政治的角度看你是存在對手的)，你還是需要清楚了解你的利益相關(guān)者。這包括你要清楚哪些人會受到最大的沖擊，什么人的影響力最大，如何和每個利益相關(guān)群體溝通。
　　特質(zhì)三、制定計劃
    做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰(zhàn)略方針，設(shè)計打法，為隊員設(shè)定具體的目標。如果目標沒有達到，或者隊伍沒有有效地執(zhí)行—不管過程中有沒有調(diào)整計劃—他們會在下一場比賽之前分析原因。
    確定目標和戰(zhàn)略對于你的項目同樣重要。你不僅要考慮功能性目標，還要考慮表現(xiàn)目標，(用測試的術(shù)語來說，比如產(chǎn)品表現(xiàn)，團隊表現(xiàn)等等)。你應(yīng)該從功能水平的角度、進度安排方法、團隊結(jié)構(gòu)及其他角度，制定如何開展項目的戰(zhàn)略。每個項目都不盡相同，“通用”的方法是不可取的。
    特質(zhì)四、逐步實施
    雖然體育教練制定戰(zhàn)略和目標，甚至為具體的某場比賽做了準備，他們并不把整個比賽計劃一一列出。這樣做會顯得很可笑，因為每場比賽都取決于賽場里的發(fā)展勢態(tài)以及比賽中發(fā)生的具體情況。種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計劃水平非常高的教練也會根據(jù)需要調(diào)整戰(zhàn)略和目標，保證比賽的勝利。他們會分階段計劃比賽，往往采取定時設(shè)計的方式。
　　你的項目管理也必須逐步實施，并不斷地修正，利用滾動計劃或者重復(fù)進程的方法處理無法事先準確預(yù)測的問題。通過定時回顧問題出現(xiàn)在哪里，你可以牢牢控制問題發(fā)生的范圍(前提條件是重復(fù)的次數(shù)事先已設(shè)定，或者你有辦法知道什么時候“游戲結(jié)束”)。
    你也可以使用“劇本”預(yù)演的方法。正如教練準備各種打法以備不時之需一樣，你可以將能夠形成備選方案的事情列成一個清單，放到你的工具箱里備用。這個清單一般情況下不是項目計劃的一部分，但可以作為工作內(nèi)容的一部分(比如，工作分解結(jié)構(gòu)圖中不能再分解的最低層次或最低可交付層次的工作)，與這些工作相關(guān)的人員可以在適當?shù)臅r候使用這張清單，做好每個細節(jié)。
    特質(zhì)五、直面變化
    首先，在一個教練的觀念中，不確定性是無法選擇的。對手、天氣、隊員的傷病、其他隊伍如何應(yīng)對每場比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個教練都清楚，雖然事先都有精心的計劃，這些不確定因素還是都存在。一個優(yōu)秀的教練會預(yù)料到，由于比賽中，或某段時期中發(fā)生的事情，每個計劃都將有改變。
    作為項目管理經(jīng)理，對待項目你也要有這種思想準備。當然你必須分析風(fēng)險，但也要保留在必要時改變計劃的權(quán)力，你甚至需要設(shè)定階段性的停頓，決定計劃是否應(yīng)如期執(zhí)行。實際上，如果你在項目初始就認識到不確定性的存在，并做好應(yīng)對計劃，一旦不確定的事情發(fā)生，你會更加有備而戰(zhàn)。
    特質(zhì)六、善用媒體
    當你了解了教練最需要集中精力做好的事情是計劃和溝通時，你就會明白為什么一個教練需要各種各樣的項目管理支持人員。溝通不僅意味著和隊員之間以及管理層的溝通，還包括與公眾的溝通。因此一個教練不但要懂得如何塑造和領(lǐng)導(dǎo)一支隊伍，還要懂得如何與媒體溝通。
    同樣，項目管理經(jīng)理也需要集中精力做好計劃和溝通。雖然不是每個項目都需要和媒體進行溝通，但大多數(shù)需要在公開的會議上和一群利益相關(guān)者進行溝通。（項目管理者聯(lián)盟）
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