如何做好項目的范圍管理

    確定項目范圍是項目起始階段的戰(zhàn)略工作之一，項目精益管理的戰(zhàn)略思想是杜絕無價值活動。項目范圍管理的精益原則是JIT原則、系統(tǒng)化原則、無縫化原則、專注于項目的使命、簡化和變“成批移動”為“單件流動”。項目范圍是指為了成功達到項目的目標，項目所規(guī)定要做的事項。確定項目范圍就是定義項目管理的工作邊界，確定項目的目標和項目可交付成果，即為項目界定一個界限，劃定哪些事項是屬于項目應(yīng)該做的，而哪些事項是不應(yīng)該包括在項目之內(nèi)的。確定項目范圍是項目起始階段的戰(zhàn)略工作之一。
　　一、項目范圍的涵義
　　在項目中，”范圍”(Scope)一詞的涵義有如下兩個方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個產(chǎn)品或一項服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作;簡單地說就是項目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項目計劃的基礎(chǔ)。項目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證項目最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個由一般到具體、層層深入的過程。
　　產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個組成部分又有其各自獨立的范圍，即使一個項目只是一個單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個新的電話系統(tǒng)可能包含四個組成部分—— 硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項目是為顧客開發(fā)一個新的電話系統(tǒng)，要確定這個項目的工作范圍，首先就要確定這個新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求，然后明確項目需要做些什么工作才能達到這些功能和特征。確定了項目范圍也就定義了項目的工作邊界，明確了項目的目標和主要的項目可交付成果。項目的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。
　　確定項目范圍，其結(jié)果需要編寫正式的項目范圍說明書，并以此作為將來項目決策的基礎(chǔ)。有些項目管理教科書或項目管理手冊中，把確定項目目標與確定項目范圍結(jié)合起來形成一個文件，叫做項目參考條款(Term of Reference，T•O•R)。項目參考條款包括項目目標、定義項目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項目的基本內(nèi)容等。隨著項目的進展，這份文件可能需要修改或細化，以反映這些界限的變化。
　　范圍說明書應(yīng)該包括三個方面的內(nèi)容：(1)項目的合理性說明：解釋為什么要進行這一項目。(2)項目目標。(3)項目可交付成果。
　　二、確定項目范圍的作用
　　確定項目范圍對項目管理來說有三個方面的作用：一是可提高項目費用、項目時間和項目資源估算的準確性，二是提供了進度衡量和控制的基準。三是有助于清楚地分派責(zé)任。
　　1.可提高項目費用、時間和資源估算的準確性。項目的工作邊界定義清楚了，項目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準確估算項目所需的費用、時間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項目的具體工作內(nèi)容不明確，項目的費用、時間和所需資源就不明確，項目完成的不確定因素大大增加，項目面臨極大的風(fēng)險。
　　2.有助于清楚地分派責(zé)任。項目任務(wù)的分派需要明確項目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達到什么水準等內(nèi)容，也就要明確項目范圍。項目范圍的確定即確定了項目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。
　　3.提供了項目進度衡量和控制的基準。項目計劃是項目組織根據(jù)項目目標的規(guī)定，對項目實施工作進行的各項活動的具體安排。要做好計劃，就要明確有哪些具體的工作，應(yīng)達到什么要求，也就是要確定項目范圍�？梢哉f項目范圍是項目計劃的基礎(chǔ)，項目范圍確定了，就為項目進度衡量和控制提供了基準。
　　正確地確定項目范圍對項目成功非常重要，如果項目的范圍確定得不好，有可能造成最終項目費用的提高，因為項目范圍確定得不好會導(dǎo)致意外的變更，從而打斷項目的實施節(jié)奏，造成返工，延長項目完成時間，降低勞動生產(chǎn)率，影響項目組成員的干勁。
　　三、項目范圍管理
　　項目范圍的管理也就是對項目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進行定義和控制。項目范圍管理按照項目范圍管理的過程包括啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實、范圍變更控制等內(nèi)容。
　　啟動就是正式承認一個新項目的存在或一個已有項目進入下一個階段的過程。在某些組織中，一個項目只有在可行性研究或初步計劃完成之后才能正式啟動。項目一般是由于市場需要、經(jīng)營需要、顧客需求、技術(shù)進步、法律要求等一個或多個需要而啟動的。
    范圍計劃的核心工作是編寫正式的項目范圍說明書和范圍管理計劃。一份正式的范圍說明書對于項目及其子項目都是必要的。 范圍定義就是把項目的主要可交付成果(如范圍說明書中所定義的)劃分為較小的、更易管理的單位。范圍定義的工具主要是工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure，WBS)是由項目各部分構(gòu)成的面向成果的”樹”，讀”樹”定義并組成了項目的全部范圍。一個組織過去所實施的項目的工作分解結(jié)構(gòu)常�？梢宰鳛樾马椖康墓ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)的樣板。雖然每個項目都是獨一無二的，但仍有許多項目彼此之間都存在著某種程度的相似之處。許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標準的或半標準的工作分解結(jié)構(gòu)可以用作樣板。
　　范圍核實是項目的利益相關(guān)者，如項目發(fā)起人、客戶等，對項目范圍進行最終確認和接受的過程。核實過程要求重新審查項目產(chǎn)品和工作結(jié)果以確保一切都正確無誤并令人滿意地完成了。如果項目被提前終止，范圍核實過程應(yīng)確定項目完成的層次和程度，并將其形成文件。
　　范圍變更控制即對項目范圍的變化進行控制。范圍變更控制的工作內(nèi)容主要有：①對造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的;②判斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生;③當(dāng)實際變化發(fā)生時對變化進行管理。范圍變更控制必須與其他控制過程，如時間控制、成本控制、質(zhì)量控制等結(jié)合起來。
　　四、項目范圍管理的精益原則
　　(1)JIT原則。JIT是Just InTime的縮寫，原意是“恰好及時”，在精益生產(chǎn)中引申為“只在需要的時候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在項目范圍管理中可引申為項目提供的產(chǎn)品功能剛剛好，項目的工作內(nèi)容剛剛符合實現(xiàn)這些功能的需要。
　　(2)系統(tǒng)化原則。系統(tǒng)化原則就是項目產(chǎn)品的功能和工作要形成系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，這些功能和工作的有機聯(lián)系可實現(xiàn)項目的系統(tǒng)性目標。
　　(3)無縫化原則。無縫化原則就是指項目范圍的管理部門和部門之間、工作任務(wù)和工作任務(wù)之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應(yīng)是連貫和一體的結(jié)合。
　　(4)簡化。簡化就是在項目范圍管理中盡量使工作變得簡單、容易。簡化是項目成功的關(guān)鍵，項目設(shè)計得硬易于施工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準確及時的提供材料，所以不需要訂購單;材料存放在使用點，因此不需要領(lǐng)料單。
　　(5)專注于項目的使命。項目的范圍管理一定要專注于項目的使命。只有與項目使命一致的功能才是有價值的。設(shè)計出工程師自已喜歡但與項目使命不一致的功能就是負價值活動。在施工過程中工作人員的一個動作若不能為項目帶來價值就是負價值活動。從設(shè)計、材料采購、工程施工的所有活動必須將焦點放在項目的使命上。
　　(6)變“成批移動”為“單件流動”。成批移動就是物料成批的移動，單件流動就是物料一件一件的按照工藝流程經(jīng)過各工作地進行。成批移動是工業(yè)社會的特征，隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展，在信息化社會的今天，單件移動將大大降低項目的負價值活動。(項目管理者聯(lián)盟)
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