項(xiàng)目進(jìn)度的影響因素有哪些

一個(gè)電廠的建設(shè)項(xiàng)目,能提早一天發(fā)電,就意味著能提前一天支付貸款的利息,還意味著能提前一天收取電力的利潤(rùn); 一個(gè)客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目,提前一天投入使用,就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務(wù),從而對(duì)我們產(chǎn)生比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更加良好的預(yù)期,帶來更多的利潤(rùn)。時(shí)間,既意味著機(jī)會(huì),又意味著成本。進(jìn)度的加快,很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個(gè)項(xiàng)目能否在預(yù)定的時(shí)間里完成,就成為項(xiàng)目管理所要追求的重要目標(biāo)之一。

由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括cpm/ pert ,關(guān)鍵路徑法和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)) ,所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖,而對(duì)其他影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素反而忽視了。許多項(xiàng)目經(jīng)理出現(xiàn)了不學(xué)項(xiàng)目管理,還有很多解決的辦法,學(xué)了項(xiàng)目管理,反而只知甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖的局面。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等工具是項(xiàng)目時(shí)間管理的硬技巧,容易被接受和應(yīng)用,而項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等軟技巧就容易被大家忽視,而這些軟技巧所起到的作用是非常大的。本文就試圖從這些方面來探討影響項(xiàng)目進(jìn)度的若干軟因素。

一、進(jìn)度應(yīng)與項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、采購(gòu)協(xié)調(diào)

美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)(pmi) 的最大貢獻(xiàn)就是將項(xiàng)目管理規(guī)范為九大知識(shí)體系:項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購(gòu)管理。其中,項(xiàng)目整體管理從本質(zhì)上講,就是從全局的觀點(diǎn)出發(fā),以項(xiàng)目全體利益最大化作為目標(biāo),以項(xiàng)目各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一為主要內(nèi)容,所開展的綜合性管理過程。

我們開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目管理的觀念,就要有項(xiàng)目各要素、項(xiàng)目各專項(xiàng)管理進(jìn)行綜合、協(xié)調(diào)和集成的觀念。

首先,項(xiàng)目范圍會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度。一般來講(指假設(shè)其他要素不變,下同) ,項(xiàng)目范圍越大,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多,項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng);反過來,項(xiàng)目范圍越少,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少,項(xiàng)目耗時(shí)越短。那么,如果我們項(xiàng)目進(jìn)度很緊張,或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠?qū)⒎秶�進(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進(jìn)度就能得到有效的縮短。

同樣地,項(xiàng)目成本、質(zhì)量也都會(huì)影響進(jìn)度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設(shè)備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當(dāng)然,進(jìn)度與成本不是線性替代關(guān)系,成本增加的速度一般都比進(jìn)度縮短的速度高。

最后,如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成,可以考慮有些原定項(xiàng)目組內(nèi)部自己完成任務(wù)是否可以外包出去,這就是項(xiàng)目采購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。當(dāng)然,采用分包,有時(shí)會(huì)增大項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),特別是供應(yīng)商未經(jīng)過認(rèn)真評(píng)估時(shí)。

從上面的論述可以知道,縮小項(xiàng)目范圍、降低項(xiàng)目質(zhì)量、借用采購(gòu)資源的分包,以及追加項(xiàng)目成本都可以有效地縮短項(xiàng)目的進(jìn)度。對(duì)于進(jìn)度是第一約束的項(xiàng)目,上述專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào)的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進(jìn)度縮減時(shí),可以整體考慮上述各專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào),也即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本。當(dāng)然,其中的“部分任務(wù)”是需要項(xiàng)目組認(rèn)真分析的。

二、正確的需求調(diào)研方法有助于加快進(jìn)度

不管哪類項(xiàng)目,在立項(xiàng)之初,都需要對(duì)項(xiàng)目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項(xiàng)目組一想到需求調(diào)研,就馬上想到與用戶訪談。并且項(xiàng)目一開始,就開始與用戶進(jìn)行面對(duì)面的訪談。 但是訪談作為項(xiàng)目組采用的第一種方法并不好。

一般來講,項(xiàng)目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語,這一點(diǎn)在信息化項(xiàng)目中尤為普遍。這樣,在訪談的過程中,用戶講到的一些術(shù)語有可能被忽略,因?yàn)閱柕锰�多�?給用戶的感覺不好。但這些術(shù)語并沒有得到解決,怎么辦呢? 只好開始第二次調(diào)研,回過頭來問前面提到的術(shù)語。有的項(xiàng)目組這個(gè)過程可能會(huì)重復(fù)兩三遍。這時(shí),用戶的信賴感會(huì)下降,用戶會(huì)認(rèn)為這么簡(jiǎn)單的問題還需要問幾次? 因?yàn)槟承┬g(shù)語可能確實(shí)是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語。這種情況下,差旅費(fèi)、顧問費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加,項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間也相應(yīng)拉長(zhǎng),而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然,一上來就采取訪談?dòng)脩舻霓k法是不明智的。

正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍,開始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過程中,對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語就能夠搞清楚,并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí);其次,如果需要的話,請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程,從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認(rèn)識(shí);第三,在此基礎(chǔ)上,可以根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問題,有針對(duì)性地列出訪談大綱,與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)很高,用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問題很專業(yè)很有針對(duì)性,從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴感。

有的項(xiàng)目組訪談完后就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求,就開始進(jìn)行項(xiàng)目的設(shè)計(jì)了。事實(shí)上,有些項(xiàng)目比較敏感,由于訪談的結(jié)果是要紀(jì)錄的,用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”,會(huì)按照“官方”的口徑講話,這樣,需求就可能被扭曲,項(xiàng)目推進(jìn)過程中的風(fēng)險(xiǎn)也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng),發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的,一般都能收集到較真實(shí)的需求信息。

最后,由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門進(jìn)行的,每個(gè)具體的用戶或部門對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚,而對(duì)于與其他崗位、其他部門的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時(shí),一定要請(qǐng)用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個(gè)用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報(bào)告,這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的,既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌,也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。

從上面的論述可知,正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實(shí)、完整的用戶需求信息,也可以確立客戶的信心,節(jié)約項(xiàng)目的成本,大大縮短項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間。這就是為什么有的項(xiàng)目組花三個(gè)月甚至半年也沒有將需求調(diào)研清楚,而掌握了正確的方法的項(xiàng)目組可能一個(gè)月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時(shí)間縮短了,設(shè)計(jì)、實(shí)施的時(shí)間就比較富裕了。如果調(diào)研時(shí)間拉得很長(zhǎng),甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力,恐怕也縮短不了那么多的進(jìn)度! 我們可以用數(shù)字來說明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們需求調(diào)研就花了3 個(gè)月,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段只有9 個(gè)月了。而如果我們只花1 個(gè)月時(shí)間調(diào)研,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出2 個(gè)月的有效時(shí)間,那是很難的。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)

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