敏捷項目中的溝通管理

敏捷項目中的溝通管理
　　敏捷方法的提出，改變了傳統(tǒng)項目管理方法著眼于計劃、跟蹤和控制的視角，提出了側(cè)重于實效的快速實施、響應(yīng)變化的管理價值觀。在進(jìn)度和交付物控制的基礎(chǔ)上，敏捷方法成功的關(guān)鍵依賴于項目團(tuán)隊內(nèi)外溝通和對有效溝通的促成;并且，敏捷方法推薦的溝通過程以頻繁、小范圍、有效率為原則。項目溝通管理，是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。由于敏捷方法的特殊性，項目過程中的溝通管理要做到合理“收”、“放”，在倡導(dǎo)自主溝通的同時，確保項目中溝通的計劃性、目的性和溝通成本以及過程的可控性。下文將從實踐角度對敏捷方法中的溝通管理加以描述。
　　制定敏捷的溝通矩陣
　　溝通矩陣能有效規(guī)劃溝通渠道和溝通計劃。一個溝通矩陣，需要包含溝通內(nèi)容、溝通渠道、溝通負(fù)責(zé)人、主要受眾以及協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人等角色和元素。制定溝通矩陣需要會同客戶方協(xié)調(diào)人一起，必須建立在雙方認(rèn)可的基礎(chǔ)上。而且溝通矩陣在項目過程中可以進(jìn)行調(diào)整，確保更有效、透明的溝通，其基礎(chǔ)仍然是雙方的認(rèn)可。溝通的離散僅僅是為了保證溝通暢通，不應(yīng)該影響溝通的目的性。因此在敏捷方法實施中，溝通主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該向每個參與者明確本次溝通的目的、已經(jīng)達(dá)成的結(jié)果、或者行動計劃。
　　建立項目信息門戶
　　項目信息門戶可以對項目實施過程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行集中式管理，為項目參與各方提供一個高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境。項目信息門戶是有效地將個人間溝通的信息轉(zhuǎn)化為項目團(tuán)隊知識的工具，一方面盡可能地將離散的知識及時集中起來，作為項目的知識積累：另一方面，可以提高敏捷項目中溝通的有效性，將每個細(xì)小的溝通展示到小組甚至項目層面，促使溝通的目的達(dá)成，降低重復(fù)溝通的成本。
　　項目信息門戶的建立應(yīng)該從項目起始開始，伴隨項目行進(jìn)，進(jìn)行項目信息的積累。主要內(nèi)容包括項目全程文檔，變更請求和響應(yīng)，項目進(jìn)度控制，人員信息，任務(wù)分配，缺陷跟蹤和問題列表等。在敏捷方法實施中，項目信息門戶可以視作項目溝通管理的核心，幫助項目團(tuán)隊進(jìn)行更有效的溝通管理：
　　(1)加強(qiáng)實施人員隨時記錄溝通過程和結(jié)果的意識。敏捷方法不刻意強(qiáng)調(diào)文檔，提倡建立在溝通參與者對問題的原因和解決方案充分理解并達(dá)成共識的基礎(chǔ)上的快速實踐。畢竟，達(dá)成的協(xié)議是溝通參與者的短期記憶，如果牽涉的工作項需要較長時間，多人合作完成，溝通結(jié)果的文檔化就非常重要了。項目信息門戶可以平衡兩者之間的關(guān)系，提供簡單易用的在線信息編輯、共享平臺。
　　(2)擴(kuò)展項目干系人的溝通范圍。項目信息門戶可以作為有效的溝通乃至項目宣傳平臺，為溝通路徑上的項目干系人及時地提供項目信息，收集他們的反饋。在實踐中，我們可以將項目干系人設(shè)置到項目信息門戶的訂閱者郵件列表中，每當(dāng)門戶中的內(nèi)容發(fā)生變更，系統(tǒng)將通過郵件或RSS將內(nèi)容變更推送給每個訂閱者。通過項目信息門戶構(gòu)建虛擬的溝通網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)展溝通路徑，及時地將項目進(jìn)展情況通知干系人。
　　(3)建立跨部門，組的協(xié)作機(jī)制。雖然敏捷方法提倡實施人員在同一辦公區(qū)域中進(jìn)行實施，而現(xiàn)實情況并不能完全滿足，如項目需要跨地區(qū)、設(shè)置跨國合作的情況;較大型項目中實施人員被安排在多個樓層辦公??項目信息門戶能作為項目協(xié)作平臺，利用工作流實現(xiàn)實施組之間的任務(wù)安排和響應(yīng)，從而降低項目組內(nèi)部的溝通成本。
　　例如，在某lT項目中，我們使用微軟的Windows SharePoint Service作為項目信息門戶的平臺，建立項目門戶，并為提倡溝通中的角色演繹我們建議在敏捷項目中使用角色演繹的方法，演繹信息的“輸人”和“輸出”端，：腎“內(nèi)容”正向或逆向傳遞，獲得及時的雙向反饋。例如，客戶完成需求描述，業(yè)務(wù)分析人員總結(jié)出項目“素材”，貼在白板上，項目經(jīng)理召集相關(guān)的實施人員和質(zhì)量控制人員到場，由業(yè)務(wù)分析人員代替客戶復(fù)述業(yè)務(wù)需和部分模塊的設(shè)計文檔，并通過團(tuán)隊評審一方面檢驗項目團(tuán)隊對業(yè)務(wù)需求的理解�！�方面調(diào)動實施人員的積極性和項目參與度，其間項目經(jīng)理將起到協(xié)調(diào)作用。實踐表明，通過項目組內(nèi)部的角色演繹，有效地促進(jìn)了項目組人員的磨合，從項目初期開始減少由于項目組人員所處立場和分工不同所產(chǎn)生的溝通障礙。
　　每個較大的獨立模塊建立模塊級的站點。人員按照虛擬組和項目角色加入到相應(yīng)站點中，協(xié)同對需求列表、缺陷列表、文檔版本、進(jìn)度控制列表等進(jìn)行維護(hù)：同時將客戶方干系人加入項目組門戶中，設(shè)置郵件提醒：從使用情況來看，項目組成員能夠養(yǎng)成將溝通中的過程和結(jié)果文檔化，并共享到項目門戶的習(xí)慣;客戶方對以項目門戶的方式進(jìn)行溝通也有很高的參與熱情，也習(xí)慣于從門戶獲取文檔的最新版本進(jìn)行審閱和反饋，形成較好的溝通效果。(項目管理者聯(lián)盟)
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