企業(yè)管理重要組成部分項(xiàng)目成本管理實(shí)務(wù)操作

成本管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，它要求系統(tǒng)而全面、科學(xué)和合理，它對于促進(jìn)增產(chǎn)節(jié)支、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算，改進(jìn)企業(yè)管理，提高企業(yè)整體管理水平具有重大意義，也對企業(yè)的財稅難點(diǎn)有重大幫助。
　　項(xiàng)目的“全面成本管理”
　　項(xiàng)目的成本管理，一直是項(xiàng)目管理者著重考慮的一項(xiàng)工作，可以說歷史悠久，以前人們對擬建項(xiàng)目進(jìn)行成本估算，以此作為項(xiàng)目效益分析，安排資金的依據(jù)。有許多不用的方法，推動了成本管理技術(shù)發(fā)展。但現(xiàn)代項(xiàng)目管理中，不局限于此，而是體現(xiàn)在更積極的成本管理和控制中，形成了計劃、貫徹、執(zhí)行、反饋、糾偏、修正和再貫徹的循環(huán)動態(tài)控制過程。它是一個漸進(jìn)明晰的過程。人們已經(jīng)認(rèn)識到需要更科學(xué)、更理智，能更客觀地、有預(yù)見性地反映和預(yù)測項(xiàng)目成本的理論和方法。借用“項(xiàng)目全面質(zhì)量管理”的方法和理論，構(gòu)造的“項(xiàng)目全面成本管理”的理論和方法應(yīng)運(yùn)而生。從上述現(xiàn)代項(xiàng)目管理的多目標(biāo)立體系統(tǒng)模型的角度去看，筆者認(rèn)為，“項(xiàng)目全面成本管理”的思想包含三方面組成部分：
　　一、項(xiàng)目全過程成本管理，即項(xiàng)目管理者要在項(xiàng)目可行性分析和立項(xiàng)及設(shè)計階段考察項(xiàng)目成本估算的合理性;而且要將估算按項(xiàng)目的過程、職能及項(xiàng)目對象系統(tǒng)進(jìn)行分配，構(gòu)成項(xiàng)目預(yù)算基準(zhǔn);其后，按照此預(yù)算基準(zhǔn)，在項(xiàng)目實(shí)施中進(jìn)行控制和調(diào)整，保證項(xiàng)目以盡可能小的成本獲得最大經(jīng)濟(jì)效益。此稱為動態(tài)成本控制管理思想。這是PMPBOK項(xiàng)目管理知識體系中所倡導(dǎo)的成本管理的核心內(nèi)容。主要包括以下幾個階段工作：
　　1. 編制項(xiàng)目資源計劃。是指在確定了項(xiàng)目范圍后，通過分析和識別項(xiàng)目資源需求，確定和計劃出項(xiàng)目所需資源種類(包括人力、設(shè)備、原料、能源、資金、信息等)數(shù)量、來源、投入時段，從而制定出項(xiàng)目資源供應(yīng)計劃的一系列管理活動。這是項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)。
　　2. 編制項(xiàng)目成本估算。是指根據(jù)項(xiàng)目資源供應(yīng)計劃，以及資源價格信息，計算和確定出項(xiàng)目中各任務(wù)的成本，并匯總和編制出整個項(xiàng)目總成本的一系列管理活動。這是項(xiàng)目可行性分析和立項(xiàng)決策的重要依據(jù)之一。
　　3. 編制項(xiàng)目成本預(yù)算基準(zhǔn)。是指在確定項(xiàng)目成本估算后，將估算中各項(xiàng)成本費(fèi)用按項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)(WBS編碼)和項(xiàng)目工期計劃進(jìn)行分配，從而確定和構(gòu)成整個項(xiàng)目管理和實(shí)施過程中，項(xiàng)目成本基準(zhǔn)目標(biāo)體系。由此，可以安排項(xiàng)目相應(yīng)其它管理計劃，例如，資金使用計劃，物資采購計劃等。這是進(jìn)行項(xiàng)目管理的基準(zhǔn)。
　　4. 進(jìn)行項(xiàng)目成本控制。是指在項(xiàng)目管理和實(shí)施過程中，追蹤項(xiàng)目成本數(shù)據(jù)和執(zhí)行情況，通過計劃、貫徹、執(zhí)行、反饋、糾偏、修正和再貫徹這樣一個循環(huán)管理程序，盡量將項(xiàng)目實(shí)際成本控制在項(xiàng)目預(yù)算基準(zhǔn)內(nèi)的一系列管理活動。這是動態(tài)成本控制的體現(xiàn)。其中掙值分析法是一項(xiàng)重要的方法。
　　二、項(xiàng)目產(chǎn)品全壽命成本管理，即項(xiàng)目管理者在投資決策、項(xiàng)目設(shè)計和實(shí)施中，考察項(xiàng)目成本估算的合理性時，要包括項(xiàng)目前期、實(shí)施期和使用期，直至項(xiàng)目產(chǎn)品全壽命周期結(jié)束時，整個產(chǎn)品生命周中的總成本是否合理并最小化。
　　從狹義的項(xiàng)目管理角度去看，項(xiàng)目的周期是由主項(xiàng)、計劃、實(shí)施、控制、結(jié)束五個過程組成，也就是項(xiàng)目產(chǎn)品(或叫客體、對象，標(biāo)的物)的誕生過程;而從廣義的項(xiàng)目管理角度去看，項(xiàng)目的生命周期還應(yīng)該包括項(xiàng)目產(chǎn)品的運(yùn)行、應(yīng)用、發(fā)展，直至消亡的過程。這是項(xiàng)目產(chǎn)品發(fā)育、成長的過程。進(jìn)行項(xiàng)目可行性和決策，也就是論證項(xiàng)目費(fèi)用與效益的核心問題。項(xiàng)目管理不僅要尋求盈利最大化，而且要控制成本最小化。相比之下，項(xiàng)目產(chǎn)品建設(shè)期所投入的一次性投資遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于項(xiàng)目產(chǎn)品生產(chǎn)、運(yùn)行期中長期投入的資金。而且，項(xiàng)目的收益期都處在生產(chǎn)和運(yùn)行期中，如果此期間太大的成本消耗，執(zhí)必嚴(yán)重影響項(xiàng)目的收益，甚至影響項(xiàng)目的生命力。這是一個重要的問題，對項(xiàng)目產(chǎn)品來說，是一個致命的問題。由此看來，項(xiàng)目產(chǎn)品全壽命周期的成本管理必不可少。通過對項(xiàng)目不同方案全壽命周期的成本分析、比較，可以從總體上篩選出最佳的項(xiàng)目實(shí)施方案。
　　現(xiàn)實(shí)中，忽視項(xiàng)目產(chǎn)品運(yùn)行和生產(chǎn)期間費(fèi)用成本管理，導(dǎo)致項(xiàng)目產(chǎn)品失敗，或無生命力的案例經(jīng)常有之。比如，大型的項(xiàng)目有美國早期“幼影”戰(zhàn)斗機(jī)研制項(xiàng)目，因維護(hù)費(fèi)用高昂導(dǎo)致不能大量生產(chǎn)裝備軍隊(duì)，而后停產(chǎn)再研制新一代機(jī)型;小型的項(xiàng)目有某手持電子產(chǎn)品，因使用中特別費(fèi)電池導(dǎo)致用戶的拋棄而失去生命力等等。
　　“價值工程”在解決項(xiàng)目產(chǎn)品功能與成本關(guān)系問題時，特別有用。它側(cè)重于項(xiàng)目研制階段的控制，從實(shí)際出發(fā)，把用戶的需求、項(xiàng)目產(chǎn)品的功能和項(xiàng)目的成本聯(lián)系起來，通過對產(chǎn)品功能進(jìn)行有組織的分析，鑒別出項(xiàng)目不必要的成本——即對項(xiàng)目產(chǎn)品品質(zhì)、用途、耐用性、外觀、及顧客需求的其他特征等方面沒有作用的成本，研究如何以最小的產(chǎn)品壽命期成本，可靠地實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的必要功能，即研究功能和成本的最佳匹配，以提高產(chǎn)品的競爭能力，適應(yīng)國內(nèi)外市場的需求，從而提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。
　　三、項(xiàng)目全方位成本管理，即項(xiàng)目管理者要有效地使用專門知識和技術(shù)去計劃和控制項(xiàng)目的成本目標(biāo)與項(xiàng)目的其它目標(biāo)之間的關(guān)系，如范圍、工期、質(zhì)量、風(fēng)險、資源、資金、人力、溝通等全部目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)，從系統(tǒng)的角度去觀察和控制這些目標(biāo)間的相互影響，使它們間相互平衡，從而達(dá)到項(xiàng)目總體系統(tǒng)目標(biāo)。
　　項(xiàng)目成功的標(biāo)志，是項(xiàng)目整體目標(biāo)體系中全部目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目中各目標(biāo)間的關(guān)系有時是相互制約，相互對立的。因此，我們進(jìn)行項(xiàng)目管理時，要全面而系統(tǒng)地協(xié)調(diào)平衡各目標(biāo)之間關(guān)系，這是項(xiàng)目管理者的重要責(zé)任。有時，我們要根據(jù)項(xiàng)目的外部環(huán)境要求而妥協(xié)某此目標(biāo)。
　　比如，當(dāng)前工程項(xiàng)目一般要求在項(xiàng)目可行性研究和立項(xiàng)決策時，均要考慮增加投入資金和技術(shù)解決環(huán)境污染問題，來保證項(xiàng)目的社會效益。范圍的擴(kuò)大，導(dǎo)致成本的加大，生產(chǎn)出“鍍金的盤子”華而不實(shí);工期的拖延必將引起管理費(fèi)的超支;提高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，勢必要求投入更多的人力、物力和財力;項(xiàng)目選址靠近資源中心、能源中心已是項(xiàng)目普遍法則;資金的成本有時會給項(xiàng)目造成巨大壓力;人力資源的合理配置，會節(jié)省項(xiàng)目的成本并使團(tuán)隊(duì)工作效率更高;采用適宜的溝通和信息存儲方式也許更合理和有效。
　　項(xiàng)目成本管理，可以從多角度去觀察，比如，從項(xiàng)目的財務(wù)費(fèi)用結(jié)構(gòu)，從項(xiàng)目構(gòu)成的成本要素，從項(xiàng)目招標(biāo)的工程量表，從項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)，從項(xiàng)目責(zé)任分配矩陣等等，可見，項(xiàng)目全方位成本管理，不是單一成本管理職能部門的事，而是項(xiàng)目組織中全體成員共同協(xié)調(diào)進(jìn)行的工作。建立一個項(xiàng)目各職能部門之間有效協(xié)調(diào)的工作模式，是非常有必要的首要工作。
　　1. 建立起全過程、全壽命、全方位成本管理思想和相應(yīng)管理機(jī)制，讓項(xiàng)目中成員都認(rèn)識到項(xiàng)目成本管理是每個成員的責(zé)任，也只有項(xiàng)目中每個成員共同擔(dān)負(fù)起成本管理的責(zé)任，才能保證項(xiàng)目的總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。建立一個有效的組織機(jī)制和激勵機(jī)制，使成本管理責(zé)任分解到項(xiàng)目中每個成員，并充分調(diào)動他們的管理主觀能動性。
　　2. 建立一個成本管理職能與其它職能管理間相互對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)的編碼系統(tǒng)，使成本管理信息與其它項(xiàng)目信息協(xié)調(diào)反饋并及時更新。比如，項(xiàng)目估算編碼與項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)碼(WBS碼)、組織結(jié)構(gòu)碼、合同分解結(jié)構(gòu)碼、會計核算編碼、進(jìn)度計劃碼、質(zhì)量核對碼、風(fēng)險管理編碼、信息檔案編碼等一一對應(yīng)。
　　3. 建立協(xié)同的管理流程平臺，讓項(xiàng)目各職能部門都參與到成本管理中，這樣可以作出均衡的項(xiàng)目決策。
　　4. 建立成本管理的配置管理系統(tǒng)(或稱版本管理)。在項(xiàng)目管理進(jìn)程中，成本估算是一個漸進(jìn)明晰的過程，在不同時期有不同版本，比如，在項(xiàng)目構(gòu)思、可行性研究、計劃、設(shè)計、實(shí)施、最終結(jié)算階段，形成一個不斷補(bǔ)充、修正、調(diào)整、反饋和控制過程。不同階段的成本估算其精度也是漸進(jìn)逼進(jìn)的過程，人們總希望項(xiàng)目一開始就作出精確的成本估算是很困難的。
　　有人說得好，“管理是一門技術(shù)、更是一門藝術(shù)”。筆者認(rèn)為，作為項(xiàng)目管理者始終要有一個系統(tǒng)的思維方式，在項(xiàng)目管理這樣一個多維、多目標(biāo)的復(fù)合系統(tǒng)里，應(yīng)該具有一雙復(fù)眼，“即見樹木，又見森林”，即要控制項(xiàng)目的具體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但更重要地是要保證項(xiàng)目整體系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。