如何開好項目會議？項目管理軟件
發(fā)布時間：2022/7/18 10:27:00
總有一些會需要項目經(jīng)理開，會議開好了，事半功倍，會議開不好，則身心疲憊，時間浪費，內(nèi)耗嚴重，效率極低，那么如何開好項目會議?
1、明確主題及標準很重要。
開會應(yīng)該要嚴謹，明確會議主題，比如小A的公司，常常把只需要幾個人的前期項目策劃會硬生生的開成幾十人的項目統(tǒng)籌會，領(lǐng)導(dǎo)焦慮密集，總擔(dān)心沒有充分溝通，保險起見大家都參加吧。但這樣造成的結(jié)果就是，涉及的部門一多 ，反而會重點不集中，偏題跑題，效率更低了。所以，在做出“大家來開個會”的決定前要有基于紅線般的標準，開會前需要明確會議議題和標準，對參會者可提出問題確保大家是真的明白這是在開什么會：
1)是否知道本次會議目的?
2)是否拿到了會議議程?
3)參加會議的任務(wù)是什么?做準備了嗎?
而對于組織者提出的問題則有：
1)會議需要做出怎樣決定?解決什么問題?
2)影響這個會議的決定因素是?
3)會議具體流程是什么?是否提前準備?
在項目中，有三種會議類型可供參考：項目管理軟件
1)意義重大，牽涉廣泛。例如，針對項目中的風(fēng)險性，需做出牽一發(fā)而動全局的決定，召集項目相關(guān)方開會溝通。
2)問題繁瑣，需及時同步。常規(guī)例會都是這種類型，目的是讓項目團隊的每個人都知道彼此干了什么、接下來打算做什么，快速與團隊在信息上拉平水位。
3)眾口難調(diào)，又必須達成一致。比如，針對，不同的部門之間會有一定的PK，但最后的產(chǎn)出只有一種，這就需要開會討論，減少無效的交叉溝通�？傊�，無論什么類型的項目會議，標準一定是聚焦在行動上，它不是一個簡單的聊天俱樂部，而是一個能夠改變現(xiàn)狀，具有生產(chǎn)力的機制。
所以針對每一個不同的會議，統(tǒng)一的標準是：項目管理軟件
1)、明確本次項目會議主題及目標結(jié)果。
2)、將有共同利益的人們集中起來實現(xiàn)這個目標。
3）、凡會議必須產(chǎn)生改變(結(jié)果導(dǎo)向)。
2、會議中對話守則很重要。
開會時可以參考《哈維爾對話守則》，這8條對話守則被無數(shù)講述溝通和公共討論的著作引用，項目經(jīng)理開會時也非常有參考價值：
1)對話不是為了彼此斗爭。會議中的對話是為了理清思路、分享信息、解決問題，而不是為了取得辯論式的勝利。
2)不做人身攻擊。這一點包括語言暴力、動機揣測、道德質(zhì)疑等所有針對個人的不禮貌行為。不做人身攻擊是說理的根基，要“對事不對人”，切勿“對人不對事”。
3)保持會議主題。會議要注意不要被人帶跑偏，比如：比如我跟你討論工作內(nèi)容，你跟我抱怨任務(wù)繁重;我跟你討論如何分解任務(wù)，你跟我討論甲方不是人;我跟你討論甲方不是人，你跟我討論…。
4)提供論據(jù)。討論問題時，要有足夠支撐你提出的觀點的證據(jù)。爭取讓自己的發(fā)言是針對同一個論點，以事實為依據(jù)、以邏輯為鏈條。
5)承認錯誤。面子沒有那么重要，人需要“空杯心態(tài)”才能持續(xù)成長。明知自己有錯仍然死撐，只能說明不夠大度。出現(xiàn)問題后，第一要務(wù)是解決問題，若是誤會，相關(guān)解釋可以后續(xù)再做說明;若是錯誤，大方承認錯誤未嘗不是一種智慧。
6)分清楚對話與只準自己講話的區(qū)別。會議上的參與者都是平等的，大家都有充分表達自己觀點的權(quán)利。不可固執(zhí)己見，一味表達，采用肢體化、情緒化的表現(xiàn)形式進行觀點表達，導(dǎo)致對話的不平等，遏制他人發(fā)言的機會。
7)對話要有記錄。說過的話要認賬，不以“記不清了”“我有說過嗎”等說辭推卸自己的責(zé)任，否認自己說過的話。
8)盡量理解對方。觀點表達方需要盡可能用對方能夠聽得懂、并且容易理解的說法去陳述;如果對方不能理解，需要嘗試換一種方式、再次表達，舉出具體事例輔助解釋說明，而不能輕易的情緒化處理。
3、信息總結(jié)+跟進很重要。無論什么會，會議持續(xù)時間越長，注意力水平下降越快，可以肯定的事，如果會議長達1小時，已經(jīng)失去了一半?yún)叩淖⒁饬Α?
所以，會議一定要尊重大家的時間安排，形成“按照議程+準時結(jié)束”的良性循環(huán)。最重要的就是在會議的最后，重申一下會議的結(jié)論、每個成員的分工，可以多說一句“本次會議的結(jié)論是……xx需要負責(zé)……大家還有什么疑議嗎?”讓所有人明確自己的職責(zé)，減少執(zhí)行時出現(xiàn)矛盾的可能，確保會議的討論內(nèi)容最后落在可執(zhí)行的行動上才是最重要的，也助于項目經(jīng)理會后進行本次會議跟進。
以上，你get了嗎～ 最后希望每位項目經(jīng)理都能早點散會，早點回家～