信息溝通是管理工作中的重要環(huán)節(jié)-項目管理軟件

管理是一個完整的系統(tǒng),其各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相輔相成、缺一不可,而串聯(lián)起整個系統(tǒng)的工具就是貫穿始終的持續(xù)不斷的信息溝通,溝通是整個鏈條上重要的一環(huán)。

一、溝通在管理中的作用溝通在管理中的作用是多方面的,最突出的有以下幾個方面:

1.溝通是實現(xiàn)科學決策和有效計劃的前提條件。任何社會管理組織都有一個開放系統(tǒng),組織外部復(fù)雜多變的因素對組織的生存和發(fā)展有著重要影響。在競爭多變的當今世界,社會的組織生存和發(fā)展依賴于科學的、準確的、及時的決策和周密、詳盡、完善的計劃。決策的科學和計劃的完善必須依靠準確、完整、及時的信息。每個組織通過與外界的信息溝通,可以獲得外界環(huán)境變化和需要的各種信息,從而為決策和計劃提供必要的依據(jù)和參考。

2.溝通是實施有效組織和協(xié)調(diào)的依據(jù)和手段�，F(xiàn)代社會組織的一個十分顯著的特點,就是組織規(guī)模龐大,人員眾多,業(yè)務(wù)繁雜。在此情況下,利害沖突,意見分歧,相互制約和摩擦實所難免,而信息交流與溝通可以降低這些弊病,增進組織的運轉(zhuǎn)效能。

3.溝通是建立和改善人際關(guān)系的必要途徑。從行為科學的角度來看,社會每個組織都需要組織內(nèi)的人群在對工作職責的了解、團體精神的感受、情感的交流溝通中形成一個具有共性的心理狀態(tài),它又被稱為組織(企業(yè)、學校、團體等)精神文化。溝通有賴于聯(lián)絡(luò),有賴于人的思想和情感的交流和了解,溝通可以使領(lǐng)導(dǎo)者了解員工的需要,關(guān)心員工的疾苦,在決策中就會考慮員工的要求,以提高他們的工作熱情,形成良好的上下級關(guān)系,建立一個和諧的組織氛圍。

4.溝通是改變組織成員心理和行為的有效方法。信息和意見作為一種刺激物,對人的行為和心理有著重要的影響。人們接受不同的信息,受不同的刺激,會形成不同的態(tài)度,產(chǎn)生不同的行為。因此,通過傳遞適度的信息,可以改變?nèi)藗冞^激的心理結(jié)構(gòu)和行為方式,以適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。大量的研究表明,員工的不滿情緒主要不是來源于工作條件,也不都是來源于工資待遇問題,而是由于缺乏必要的溝通。沒有適當?shù)臏贤?管理者對下屬的需求了解不會充分,下屬就可能對分配給他們的任務(wù)和要求產(chǎn)生錯誤的理解,使工作任務(wù)不能圓滿地完成,不利于集團的持續(xù)發(fā)展和安定團結(jié)。

5.溝通可以提高組織工作的效率。在龐大的組織中,建立四通八達、充分交流的信息溝通網(wǎng)絡(luò)和方式,可以改變文山會海、公文旅行、拖拉作風、官僚主義等惡習,可以提高組織工作的效率。

二、溝通中存在的問題。從目前的情況來看,隨著管理水平的提高,溝通越來越得到管理者的重視。目前在管理工作中人們相互溝通存在的主要問題是：

1.個人障礙。它是指由于人的感情、價值觀,或者不好的傾向、習慣而造成的溝通障礙,另外還包括人們在受教育程度、種族、性別、社會經(jīng)濟地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。

2.環(huán)境障礙。它是指在人們溝通的環(huán)境中存在的障礙。一個典型的環(huán)境障礙是突然出現(xiàn)的干擾阻礙了信息溝通。其他環(huán)境障礙包括人和人之間的距離、障礙物、或干擾無線電信號的靜電。

3.組織結(jié)構(gòu)障礙。它主要是指組織規(guī)模對溝通造成的障礙。由于管理層次的多層化,影響信息傳遞的質(zhì)量和速度。信息傳遞的過程中經(jīng)歷的層次和環(huán)節(jié)越多,失真的可能性就越大,也浪費時間,影響效率,造成信息失真。同時,規(guī)模的擴大會帶來一定的空間距離,空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來,就會給溝通雙方造成一定的心理壓力,影響溝通的進行,也影響組織功能的發(fā)揮。

4.領(lǐng)導(dǎo)觀念障礙。在管理者中存在兩種不正確思想:一種是,“民可使由之不可使知之”,認為決策是領(lǐng)導(dǎo)而非下屬的職責,下屬服從即可,不必多問,否則難以領(lǐng)導(dǎo);另一種是權(quán)威性。認為過多的接近下屬被認為無主見和沒有威信,缺乏魄力,所以不愿溝通�，F(xiàn)代行為科學認為,人類出于社會生存的本性以及自尊和安全的需要,很希望了解自己所處環(huán)境中所發(fā)生的一切事情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡可能提供一切真實信息,才可使員工產(chǎn)生安全感、贏得員工的信任和理解,激發(fā)工作熱情和積極性,提高工作效率。

5.對信息的態(tài)度不同所造成的障礙。這可從不同的層次來考慮。一是認識差異。在管理活動中,不少員工和管理者普通存在忽視信息的作用的現(xiàn)象,這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。同一團體中不同的成員對信息有不同的看法,所選擇的側(cè)重點也不相同。一些員工只關(guān)心與他們的物質(zhì)利益有關(guān)的信息,而不關(guān)系組織目標、管理決策等方面的信息,也成了信息溝通的障礙。

6.相互不信任所產(chǎn)生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提,才能使向上反映的情況得到重視,向下傳達的決策迅速實施。管理者在進行信息溝通時,應(yīng)該不帶成見地聽取意見,鼓勵下級充分闡明自己的見解,才能做到思想和感情上的真正溝通,才能接收到全面可靠的情報,才能做出明智的判斷與決策。

7.溝通者的畏懼感以及個人心理品質(zhì)也會造成溝通障礙。在管理實踐中,信息溝通的成敗主要取決于上級與下級、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下,這些合作往往會因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個人心理品質(zhì)而形成障礙。一方面,在現(xiàn)實生活中,如果主管過分威嚴,給人造成難以接近的印象,或者管理人員缺乏必要的同情心,不愿體恤下情,都容易造成下級人員的恐懼和反感心理,影響信息溝通的正常進行。另一方面,不良的心理品質(zhì)也是造成溝通障礙的因素。

三、實施有效信息溝通的方法。探索實施有效信息溝通的方法,是發(fā)揮溝通在管理工作中的作用,克服在溝通中的障礙的需要：

1.構(gòu)建暢通的溝通網(wǎng)絡(luò)。管理者在建立較完善的管理體系之后,體系內(nèi)部就形成自上而下的不同層次,每個層次中劃分出不同的職能,設(shè)立不同的職能部門,每個部門又進行層次與職能的劃分,從而形成了體系的組織架構(gòu)。但是要使體系內(nèi)各部分高效運作起來,就需要在組織內(nèi)各部門和不同層次人員之間,通過一定的溝通工具(如各種會議、電子媒體、意見信箱、內(nèi)部溝通、布告欄等),建立縱橫交錯的高效信息溝通網(wǎng)絡(luò),確保能順暢地溝通各種信息,為全員充分參與創(chuàng)造條件,使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到該組織各處,并通過監(jiān)督、答疑等手段,使員工都能理解并執(zhí)行。同時,各層次、各部門的人員在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題也能及時反饋到相關(guān)的層次和職能部門,進行解決、修正和統(tǒng)計分析。

2.樹立主動的溝通意識。樹立主動的溝通意識包括兩個方面的內(nèi)容。首先,領(lǐng)導(dǎo)者要樹立主動的溝通意識。管理者的決定作用比一般職工要大得多,管理者的溝通意識,直接關(guān)系到內(nèi)部溝通的有效開展。一個領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有主動的溝通態(tài)度,給予部屬表達意見的機會,以促使上下意見一致,從而培養(yǎng)上下的整體利益觀念。其次,員工亦須樹立正確主動的溝通意識。由于受封建意識的影響,“上尊下卑”的觀念在許多人的腦子里深深扎根。為此,大部分員工不愿主動向領(lǐng)導(dǎo)溝通,以免引起領(lǐng)導(dǎo)的反感,部分能主動溝通的員工亦存在吹牛拍馬屁、歪曲事實、虛報數(shù)字、蒙敝真相等行為,如此溝通不如不溝通。其實,并非所有的管理者都喜歡聽奉承的話、聽假話,管理者也需要部屬的理解和支持,需要部屬講實話、講真話,以幫助他們正確決策和管理。部屬員工應(yīng)明確溝通是雙向的,不能總是等待領(lǐng)導(dǎo)來溝通,當需要獲知某些消息或有某種需求時,也可以主動地與上級溝通,這也是爭取權(quán)力和貢獻智慧的有效途徑。

3.創(chuàng)造有利的溝通環(huán)境。環(huán)境是影響有效溝通的一個重要的因素,我們這里所講的環(huán)境主要是指人文環(huán)境。營造一個相互信任、有利于溝通的氛圍的關(guān)鍵是培育積極的集團文化。集團文化可逐漸地形成一套集團獨有的價值觀和理念,這種價值觀以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為核心,以良好溝通為特色。它可通過集體活動如集體旅游、聯(lián)歡會、俱樂部活動等加強員工間的聯(lián)系。因為在這些活動中,無論是最上層的管理人員還是服務(wù)員,都可以卸下工作的擔子,恢復(fù)最真實的自我,輕輕松松地平等交流,建立起一種大家庭式的感情氛圍,從而提高內(nèi)部的滿意度,使該企業(yè)的員工不但可以獲得薪金、職位上的回報,也可獲得情感上的歸依。由于不同人群的差異,溝通也不可千篇一律,要采取不同的方式方法。特別是在大力提倡“人本管理”和“柔性管理”的今天,管理者更應(yīng)重視非正式溝通的作用,嘗試新的方法,通過靈活多變的方式,建立良好的人際關(guān)系,增強集體凝聚力。