如何保證你的項(xiàng)目準(zhǔn)時(shí)完工？

當(dāng)項(xiàng)目完工的最后期限逐步逼近的時(shí)候，會(huì)讓每個(gè)人受到的壓力水平直線上升，很明顯，設(shè)置項(xiàng)目的截止日期確實(shí)是有一些好處的，這些最后的期限可以確保項(xiàng)目按時(shí)完成，能夠讓項(xiàng)目成員有動(dòng)力去完成任務(wù)，同時(shí)通過及時(shí)完成的項(xiàng)目讓公司業(yè)務(wù)持續(xù)增長和前進(jìn)，讓組織中的每個(gè)人都能從中受益。

在項(xiàng)目管理中，經(jīng)常會(huì)有數(shù)以百萬計(jì)的人在項(xiàng)目完成的最后期限內(nèi)努力奮斗著，他們一邊要跟上時(shí)代的步伐，同時(shí)也要和項(xiàng)目繁忙的節(jié)奏保持同步，這是一件非常困難的事情。但如何去成功的管理項(xiàng)目中任務(wù)的截止日期呢，按照下面的幾步走其實(shí)非常簡單。

1、按時(shí)開始你的一天。在項(xiàng)目中每天早上，項(xiàng)目成員花費(fèi)時(shí)間喝杯咖啡，和朋友聊聊天，然后再開始登陸系統(tǒng)來準(zhǔn)備一天的工作。實(shí)際上，如果每天能夠早來幾分鐘，提前做好一切準(zhǔn)備，那么你的一天會(huì)更有效率，良好的開始是成功的一半，這種按時(shí)開始的習(xí)慣要持續(xù)保持下去。

2、盡量不要分心。項(xiàng)目中由于分心，通常會(huì)錯(cuò)過最后的期限，這些分心往往出現(xiàn)在你當(dāng)前的工作中或者不斷的在你的頭腦中盤旋，你要知道如何觸發(fā)它們并避免它們出現(xiàn)時(shí)很重要的。比如在工作中聽音樂，會(huì)很容易被音樂吸引進(jìn)去，如果是你一個(gè)財(cái)務(wù)人員，總是會(huì)有人不斷的來和你溝通，那么在完成一項(xiàng)重要工作的時(shí)候，盡量關(guān)上門，積極主動(dòng)的減少干擾對你的成功至關(guān)重要。

3、強(qiáng)迫自己去工作，即使這樣做很困難。所有的事情都需要時(shí)間來完成，有的時(shí)候當(dāng)你知道一個(gè)任務(wù)至少需要4個(gè)小時(shí)才能完成的時(shí)候，你可能沒有足夠的動(dòng)力去開始。但是，如果你能夠主動(dòng)出擊，通過任務(wù)分解來逐步完成每個(gè)步驟，它會(huì)顯得更加容易，并在不知不覺間就已經(jīng)完成了這個(gè)任務(wù)，并開始下一個(gè)任務(wù)。

4、設(shè)置超過你期望的截止日期。大多數(shù)項(xiàng)目并沒有按照你想象的那樣按照既定的時(shí)間完成，十之八九總會(huì)有意外出現(xiàn)，所以在你需要設(shè)置項(xiàng)目的截止日期時(shí)，要注意這種情況出現(xiàn)，避免在過程中喜歡“驚喜”。你可以做的最好的事情就是使可能需要完成的時(shí)間加倍，如果項(xiàng)目需要一個(gè)小時(shí)完成，則允許兩個(gè)小時(shí)來完成，項(xiàng)目需要一個(gè)星期來做，那么給自己兩個(gè)星期，如果你的時(shí)間不夠，那么給自己最大的可能時(shí)間來完成任務(wù)，這樣，會(huì)有更少的意外驚喜出現(xiàn)，你也會(huì)按照給定的最后期限完成項(xiàng)目。

5、列出需要完成的事情。任務(wù)列表能夠幫助你保持專注于項(xiàng)目，對于任務(wù)列表的設(shè)置要從簡單到最難，第二步是按照它們將要完成的順序整理出來，有了這兩張表，你可以開始去做兩個(gè)最短的任務(wù)來熱身，然后去專注的完成一個(gè)更難的任務(wù)。在此期間，可以通過切換不同難度的任務(wù)來讓你的頭腦保持刺激，讓你覺得總是不斷的有進(jìn)步，這樣可以避免你花費(fèi)大量的時(shí)間在一個(gè)任務(wù)上從而阻塞了其它任務(wù)的完成，而這也同樣可以幫助你按時(shí)完成所有的任務(wù)。

6、溝通進(jìn)展。保持彼此的持續(xù)溝通對于在到達(dá)期限前就能夠成功是至關(guān)重要的，項(xiàng)目中每天的會(huì)議讓每個(gè)人都知道他們當(dāng)前所在項(xiàng)目的哪個(gè)階段和具體進(jìn)展。通過這些更新將有助于預(yù)先發(fā)現(xiàn)潛在的或延遲的問題，這樣你就會(huì)再有機(jī)會(huì)來解決這些問題，而不是在最后一分鐘爭先恐后把所有的任務(wù)都堆疊在一起，要知道最后一分鐘的爭奪將會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤率倍增。

7、讓你的身體時(shí)刻保持最佳狀態(tài)。有的時(shí)候能夠按時(shí)完成工作的原因往往是由于一頓飯的緣故，這也是讓你時(shí)刻保持活力的原因。大多數(shù)人往往覺得難以達(dá)到項(xiàng)目的截止期限，于是不停的加班加點(diǎn)，忽略了吃飯和休息，最終的結(jié)果往往就是不斷的讓你的任務(wù)延遲，工作效率低下，而這些往往可以通過正常的休息來避免。設(shè)置一個(gè)合適的任務(wù)截止期限，如果你的任務(wù)需要在星期五完成，那么你就需要把任務(wù)狀態(tài)設(shè)置成為所有人可以見到，這樣可以避免有人占用你的大部分時(shí)間。對于項(xiàng)目中任務(wù)截止日期的管理可能會(huì)很緊張，但是善用上面的一些提示可能會(huì)幫助你節(jié)省時(shí)間和金錢并讓所有人都會(huì)感到開心。

8、不要等到最后一分鐘。你能做的最糟糕的事情之一是就等到最后一分鐘來嘗試和完成一個(gè)任務(wù)，沒有任何工作能夠在槍口底下很好的完成，而且一旦犯下嚴(yán)重的錯(cuò)誤，就需要去彌補(bǔ)失去的時(shí)間。為了避免將自己置于這個(gè)尷尬的位置，一旦你接收到分配的任務(wù)，就需要馬上開始。