大型零售企業(yè)的項目管理系統(tǒng)案例
一、提升質(zhì)量，優(yōu)化管理
某大型零售型企業(yè)是亞洲領(lǐng)先的保健及美容產(chǎn)品零售商，業(yè)務(wù)遍布10個亞洲市場，包括中國內(nèi)地、香港、臺灣、澳門、新加坡、泰國、馬來西亞、菲律賓、南韓及印度尼西亞，經(jīng)營著超過2,200家個人護理店及超過900家藥房。目前，該大型零售型企業(yè)已是中國最大規(guī)模的保健及美容產(chǎn)品零售連鎖店之一。近年來，隨著店鋪發(fā)展的需要，某大型零售型企業(yè)對店鋪發(fā)展部提出“提升質(zhì)量、降低造價、縮短工期、提升設(shè)計、確保供貨、完善流程”的要求。
二、店鋪發(fā)展部管理分析
某大型零售企業(yè)店鋪發(fā)展項目管理系統(tǒng)是一個比較智能化的系統(tǒng)，它通過數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳送，無紙化的辦公，簡化部門內(nèi)部的工作流程，降低手工工作量，提高工作效率，同時實現(xiàn)了總部與區(qū)域之間的快速、高效溝通。該店鋪發(fā)展項目管理系統(tǒng)主要包括四個部分：項目管理（過程與進度控制）模塊、工程造價管理模塊、物料訂單及付款管理和數(shù)據(jù)庫（包括店鋪設(shè)計及資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫、工程造價信息數(shù)據(jù)庫及物料價格數(shù)據(jù)庫、承包商及供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等）。該店鋪發(fā)展項目管理系統(tǒng)與PDS（店鋪開發(fā)系統(tǒng)，就是通常說的網(wǎng)點系統(tǒng)）/BPM之間有接口，數(shù)據(jù)可自動導(dǎo)出導(dǎo)入，同時該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與PDS相連接并保持關(guān)聯(lián)一致；另外經(jīng)過BPM審批后的數(shù)據(jù)及時間節(jié)點記錄，可自動導(dǎo)入該項目管理系統(tǒng)作為工程控制及KPI的原始數(shù)據(jù)（保存于數(shù)據(jù)庫內(nèi)）。該項目管理系統(tǒng)主要解決以下問題：項目管理（過程與進度控制）、工程造價管理、物料訂單及付款管理。在此基礎(chǔ)上相應(yīng)建立以下數(shù)據(jù)庫：店鋪設(shè)計及資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫、工程造價信息數(shù)據(jù)庫（包括各城市、各省、各區(qū)及全國平均綜合單價、材料單價、人工單價等等）及物料價格數(shù)據(jù)庫（各種物料歷史及最新造價信息）。該項目管理系統(tǒng)會相應(yīng)自動生成一系列常用的報表。生成的報表可用不同的格式導(dǎo)出（如Excel，PDF 等）。
三、某大型零售企業(yè)項目管理系統(tǒng)一期建設(shè)分析
供應(yīng)商管理
作為整個系統(tǒng)的供應(yīng)商信息庫，在信息庫中可查閱供應(yīng)商的財務(wù)信息、聯(lián)系人信息等相關(guān)資料，過往項目的情況完成情況及評分情況等。供應(yīng)商系統(tǒng)加入新供應(yīng)商評審機制，審批合格供應(yīng)商才能進入信息庫中。
招標(biāo)管理
招標(biāo)管理作為該項目管理系統(tǒng)的重要一個環(huán)節(jié)，涵蓋整個招標(biāo)過程，由招標(biāo)計劃制定到邀標(biāo)、唱標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)全過程都在系統(tǒng)中進行。并且加入每個環(huán)節(jié)都進行審批，嚴(yán)格控制招標(biāo)每一個步驟。
合同管理
合同子系統(tǒng)不單單作為店鋪發(fā)展部的系統(tǒng)，還拓展到整個公司使用。主要控制合同草擬到會簽整個過程。對于合同的草擬過程以及會簽過程都由不同的審批流程進行控制。最終審批完成后自動形成會簽表格并將合同進行分類統(tǒng)計匯總。
四、共贏、發(fā)展
某大型零售企業(yè)項目管理系統(tǒng)第一期的成功上線，不僅使店鋪發(fā)展部的管理水平得到了有效提升，同時也增強了該企業(yè)在零售行業(yè)的綜合競爭優(yōu)勢。在項目管理系統(tǒng)實施的過程中，邦永科技工作人員專業(yè)、負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度贏得了該大型零售企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)與員工的一致認(rèn)可與高度評價。邦永科技將通過該項目管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，進一步深化對連鎖企業(yè)項目管理的理解，從而為邦永科技新產(chǎn)品線的補充奠定堅實的基礎(chǔ)。
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PM2項目管理系統(tǒng)在中石油四川銷售有限公司案例分析
一、公司簡介
中國石油四川銷售分公司是中國石油天然氣股份有限公司在四川設(shè)立的成品油銷售直屬分支機構(gòu)，主要從事成品油批發(fā)和零售經(jīng)營業(yè)務(wù)，其前身是四川省石油公司，成立于1952年8月。目前，公司下設(shè)20個市州公司，現(xiàn)有員工15000余人，公司資產(chǎn)總額34億元，擁有在用油庫27座，總庫容70萬立方米，加油站近1500座，年銷售成品油350萬噸。 公司始終堅持“奉獻能源，創(chuàng)造和諧”的企業(yè)宗旨和“誠信、創(chuàng)新、業(yè)績、和諧、安全”的核心經(jīng)營管理理念，全面履行國有企業(yè)的政治責(zé)任、經(jīng)濟責(zé)任和社會責(zé)任，不斷深化改革，加強管理，開拓市場，經(jīng)營規(guī)模持續(xù)擴大，銷售網(wǎng)絡(luò)快速擴張，競爭能力和盈利能力明顯增強，企業(yè)步入了持續(xù)有效快速發(fā)展的新階段，有效保障了四川成品油市場的穩(wěn)定供應(yīng)，為四川經(jīng)濟社會發(fā)展建設(shè)作出了應(yīng)有的貢獻。
二、項目背景
近年來，隨著成品油零售市場競爭格局的日趨復(fù)雜和競爭態(tài)勢的不斷升級，加油站、油庫及高速公路服務(wù)區(qū)等營銷網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)成本迅速攀升，項目投資決策難度和成本控制壓力越來越大，如何通過優(yōu)化項目設(shè)計和加強過程管控來提高工程建設(shè)精細(xì)化管理水平，達(dá)到縮短工期、降低成本、提高質(zhì)量、保障安全的建設(shè)目標(biāo)，已成為工程建設(shè)管理面臨的重要課題。
2008年以來，項目的投資額度也越來越大。隨著公司經(jīng)營規(guī)模的不斷增長，營銷網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)任務(wù)還將進一步加大，給工程建設(shè)管理工作提出了更高的要求。規(guī)模的增長必須有營銷網(wǎng)絡(luò)的支撐，一方面是開發(fā)新的網(wǎng)點，另一方面是對已有網(wǎng)點進行升級改造。在高成本時期發(fā)展網(wǎng)點，不僅要努力控制前期的開發(fā)投入，更要通過優(yōu)化方案設(shè)計和強化過程管控來降低建設(shè)成本。通過深化信息化應(yīng)用，構(gòu)建投資概算、投資估算、工程預(yù)算分析模型，建立項目過程控制自動監(jiān)控及預(yù)警體系，對實現(xiàn)前述目標(biāo)是非常必要的。
三、系統(tǒng)實施必要性
根據(jù)省公司領(lǐng)導(dǎo)指示和精細(xì)化工作安排、為加強投資與建設(shè)項目論證、審批及施工環(huán)節(jié)的管理，由銷售公司規(guī)劃計劃處和工程建設(shè)處牽頭，共同開發(fā)了銷售公司投資與建設(shè)項目管理系統(tǒng)。經(jīng)過一年多時間的開發(fā)完善，已具備推廣使用條件。
搭建集中統(tǒng)一的投資與建設(shè)項目管理平臺，滿足省銷售公司及各個分公司協(xié)同工作的需要；
覆蓋省公司全部投資建設(shè)項目，對項目進行全生命周期過程管理；
有效規(guī)范業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)透明共享；跟蹤項目具體決策過程，提高項目實施質(zhì)量；
按國際通用的項目管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計項目管理模塊，實現(xiàn)對工期、成本、質(zhì)量、安全等四要素的動態(tài)管控；
匯總統(tǒng)計分析圖表，為省公司及各個分公司管理層提供決策支持；
四、建設(shè)目標(biāo)及應(yīng)用效果
投資項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對中國石油四川銷售公司及下屬公司日常項目管理的各個環(huán)節(jié)的管控，從項目前項推薦到項目驗收付款整個流程精簡高效快捷的處理讓公司各部門大大減輕了工作量，其中作為專門為中石油四川銷售公司定制的“工程管理”模塊，由于其特別靈活和方便的思想及人性化的設(shè)計，讓公司各部門輕松而又詳細(xì)的管理好項目現(xiàn)場各項事務(wù)，隨著管理系統(tǒng)的深入應(yīng)用，公司信息化的優(yōu)勢越來越被人們認(rèn)可。
上圖為中石油四川銷售分公司工程管理模塊及工程款項申請流程的簡圖，其中工程管理模塊人性化的設(shè)計讓各部門的工作量大大減少，系統(tǒng)對招標(biāo)控制價、合同價及工程結(jié)的管理讓公司管理者能夠輕松的對比項目各個階段的成本與實際費用，邦永PM2項目管理軟件特別加入與常用辦公軟件（如word、Excel等）的互相導(dǎo)入導(dǎo)出的功能，方便各操作人員輕松的導(dǎo)入項目各個階段的工程量，同時結(jié)合石油公司的特點，更創(chuàng)造性的設(shè)計了通過導(dǎo)入合同價就可以自動生成實際進度計劃的功能，在減輕用戶工作量的同時，也保持著與其它常用軟件（如MS PROJECT）之間數(shù)據(jù)交的換功；另外，系統(tǒng)會對即將導(dǎo)入的合同價工程量進行全面詳盡的校驗，將客戶有可能在以后因為導(dǎo)入格式原因出現(xiàn)各種問題的弊病從源頭上根除，在用戶填報實際進度時，系統(tǒng)也會計算已填報的工程進度，如果判斷某條工程量超過合同價的工程量，系統(tǒng)會提示用戶哪些工程量超標(biāo)，直到用戶修改到正確，如下圖合同價工程量導(dǎo)入及實際進度填報超過合同價而提示的界面：
上圖為合同價工程量導(dǎo)入操作界面，在系統(tǒng)確認(rèn)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)無誤之后，用戶可以通過點擊“確認(rèn)并生成進度計劃”生成項目的進度計劃。
上圖為導(dǎo)入合同成本數(shù)據(jù)之后的界面，在用戶確認(rèn)無誤并關(guān)聯(lián)了合同之后，可通過點擊“確認(rèn)并生成進度計劃”生成一個初始的進度計劃，如下圖：
上圖為用戶填報實際進度，系統(tǒng)會自動預(yù)警用戶哪些工程量已經(jīng)超標(biāo)；此外，邦永PM2項目管理軟件根據(jù)中國石油四川銷售公司自身的需求，為其定制開發(fā)了具有其自身特點的質(zhì)量、安全模塊，讓用戶能夠?qū)⑵綍r常用的質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)文件通過其它格式導(dǎo)入系統(tǒng)，在減輕用戶工作量的同時，又能保證數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性，同時，用戶可以在系統(tǒng)中自定義多種質(zhì)量、安全的檢查等級分類，在安全模塊中，用戶特別加入了“明察暗訪”的功能模塊，領(lǐng)導(dǎo)可能通過此模塊以下屬二級公司的安全明察暗訪情況進行查看，并可以實時查看暗訪的相關(guān)附件。如下圖分別為：質(zhì)量的關(guān)鍵點檢查單、安全的安全風(fēng)險檢查單以及明察暗訪計劃和匯總表界面。
投資項目管理系統(tǒng)已經(jīng)在全省的二十多個各個分公司全面應(yīng)用、下屬的地市、區(qū)縣的全部在建工程，取得了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。
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愛慕集團實施案例分析
項目背景
總部位于北京望京科技園的愛慕集團，在20年的發(fā)展歷程中，連續(xù)多年被中華商業(yè)聯(lián)合會監(jiān)測為中國內(nèi)衣市場綜合占有率第一位。到2010年，愛慕集團在北京及蘇州擁有兩處生產(chǎn)基地，旗下?lián)碛械钠放萍爱a(chǎn)品線包括：Aimer、Aimer Home、Aimer Sports、Aimer Kids、LA CLOVER、BECHIC、MODELAB、IMI'S、Shine Love、Aimer Men、BODYWILD、皇錦、Nature's Gift、愛慕定制。各個品牌由各自的品牌事業(yè)部進行獨立運營。為了保證市場占有率，愛慕集團在全國主要城市，建立起了包含五千家直營專柜、上萬家經(jīng)銷專柜的銷售終端體系的。
每個終端都經(jīng)歷著首次裝修、移位、原地裝修、面積擴大等裝修支出。愛慕集團每年投入的巨額的費用來運維如此龐大的銷售終端體系。伴隨著愛慕集團業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，公司對終端裝修管理提出了更高的信息化要求。
項目啟動
經(jīng)過多次溝通，最終選擇由北京邦永科技有限公司負(fù)責(zé)開發(fā)“終端裝修項目管理平臺”。
實現(xiàn)業(yè)務(wù)包含：
建立預(yù)算控制體系：
1）年度裝修預(yù)算金額與實際裝修費用申請金額的實時對比；
2）裝修費用申請金額與結(jié)算金額的實時對比；
3）年度燈片采購預(yù)算金額與實際燈片采購金額實時對比；
數(shù)據(jù)共享：
為集團BI系統(tǒng)提供裝修基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將裝修成本攤分到各終端銷售成本中。
實施過程
3.1 需求調(diào)研階段:
項目啟動后2周內(nèi)，我們完成了對裝修業(yè)務(wù)涉及的主要部門的調(diào)研工作。
設(shè)計監(jiān)理部作為專柜制作與基礎(chǔ)裝修業(yè)務(wù)的主體，負(fù)責(zé)接受分公司業(yè)務(wù)發(fā)起的專柜制作與基礎(chǔ)裝修立項申請；組織裝修公司報價；督促裝修按期完工；接受分公司業(yè)務(wù)反饋裝修質(zhì)量；按月與裝修公司結(jié)算裝修費。
綜合采購部作為終端燈片采購業(yè)務(wù)的主體，負(fù)責(zé)接收分公司業(yè)務(wù)發(fā)起的燈片更換申請；根據(jù)框架協(xié)議，通知廣告公司完成燈片配送工作；按月與廣告公司結(jié)算燈片采購費。
3.2 業(yè)務(wù)分析階段：
針對需求，我們整理出詳細(xì)的業(yè)務(wù)過程圖：
3.3 平臺實現(xiàn)
在PM2總包版的標(biāo)準(zhǔn)功能中，對項目、合同、費用的業(yè)務(wù)流程設(shè)定嚴(yán)格遵循項目管理基礎(chǔ)理論。此次愛慕集團的終端裝修項目管理平臺實現(xiàn)方案中更多的融入了企業(yè)特點：
1) 90%的表單界面通過自定義平臺進行了重構(gòu)；
終端裝修主要是專柜制作以及很少部分的基礎(chǔ)裝修。不同于標(biāo)準(zhǔn)的項目管理，所以標(biāo)準(zhǔn)軟件中的界面內(nèi)容很難適用。我們根據(jù)調(diào)研得到需求，將界面進行二次設(shè)計。在保證數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)上，簡化了操作并保證整體業(yè)務(wù)過程的順利實現(xiàn)。
2) 與公司內(nèi)部OA系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)共享；
愛慕集團擁有一套穩(wěn)定的內(nèi)部OA系統(tǒng)，管理人員習(xí)慣在此系統(tǒng)處理各類審批信息。為了保留管理人員的審批習(xí)慣，我們通過技術(shù)手段將裝修項目管理平臺中的待審批事項推送到OA系統(tǒng)中，使得所有管理人員很快的適應(yīng)新平臺。
3) 與公司銷售ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通；
愛慕集團的終端開戶申請都是通過銷售ERP系統(tǒng)來管理，為了保證終端在各類平臺中的信息一致，我們通過建立中間數(shù)據(jù)庫，完成了ERP數(shù)據(jù)與新平臺在終端ID與屬性信息的同步；
4) 為集團BI提供數(shù)據(jù)支持；
新平臺規(guī)范了裝修費用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式，完成了2014年至2015年歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo) 入工作，使得公司BI平臺能夠順利抓取相關(guān)信息。
實施總結(jié)
- 傳統(tǒng)OA軟件提供的表單數(shù)據(jù)錄入太過自由，不同表單之間只能通過流程加簽進行關(guān)聯(lián)�；跀�(shù)據(jù)元間的關(guān)聯(lián)性幾乎沒有，難以達(dá)到管理控制要求。
- 繁重的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，由于沒有很好的平臺支持，面對管理層的數(shù)據(jù)要求，業(yè)務(wù)人員顯得非常無奈。而且手工整理的臺賬又存在數(shù)據(jù)格式、錄入錯誤的問題。
- 傳統(tǒng)OA軟件中無法覆蓋所有審批情景，而且組織機構(gòu)調(diào)整來的對審批過程的影響十分巨大。最后只能將審批控制弱化，允許比較開放式的“加簽”與“轉(zhuǎn)發(fā)”，審批過程過分依賴于審批人去選擇。PM2項目管理平臺中的協(xié)同辦公模塊，采用基于角色的審批過程設(shè)置，不再依賴組織機構(gòu)。審批過程可以根據(jù)表單內(nèi)容、制單人角色等進行判斷，完美覆蓋各類審批情景。
- PM2項目管理平臺展現(xiàn)出足夠的靈活性，不僅能應(yīng)對不同的行業(yè)要求和企業(yè)特點，還能兼容其它系統(tǒng)平臺。避免企業(yè)信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不共享導(dǎo)致的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入工作與數(shù)據(jù)無法匹配的問題。
- 自定義平臺，能完成基于系統(tǒng)整體框架下的新需求實現(xiàn)，不僅杜絕二次開發(fā)時對軟件其他功能的影響,而且經(jīng)過培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員完全可以自行進行需求開發(fā)實現(xiàn)，擺脫了對原廠商的過度依賴，使企業(yè)信息化更加靈活、便捷。
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